עסקית - התוכנה לניהול עסק ולקוחות הטובה בישראל - מדריך למשתמש. פרטים והזמנות ב או בטל'

Transkript

1 עסקית - התוכנה לניהול עסק ולקוחות הטובה בישראל - מדריך למשתמש פרטים והזמנות ב info@iskit.biz או בטל' תוכן עניינים הקדמה...2 מוסכמות וטיפים להפעלת התוכנה...3 מסך הפתיחה...5 מסמכים חדשים... 6 חשבונית מס חדשה... 6 מבנה טופס החשבונית... 7 הצגת המחירים כולל מע"מ... 9 הוספה מהירה של מספר פריטים לחשבונית קבלת נתונים ממסמך אחר הוספה ועיצוב הערותקבועות במסמכים...12 הסטורית מחירים ללקוח לפי פריט...13 חשבונית באנגלית...14 חשבונית מס/קבלה חדשה...15 קבלה חדשה...16 הצעת מחיר/הזמנה חדשה תעודת משלוח הזמנת רכש תעודת משלוח רכש וחשבונית מס רכש שליחת מסמכים בדוא"ל והפקת קבצי...22 PDF חיוב בכרטיסי אשראי הוצאות רישום הוצאות...24 ייחוס הוצאה לפרויקט או ללקוח...25 סגירת חודש/שנה הדפסת שיקים העתקים...27 הפקת חשבוניות מתשלומים דחויים...30 לוח שנה ויומן מרפאה...31 דוחות ניהול לקוחות נתוני לקוח...34 CRM מסך תזכורות ניהול משימות ללקוחות ספקים ועובדים...35 רשימת אירועים (כפי שנרשמו בלוח השנה)...35 קטגוריות ואנשי קשר - לקוחות...36 שליחת הודעות SMS לקבוצות וליחידים ניהול תזכורות/פעילויות הלקוח, הספק ואיחוד לקוחות ספקים הפקדות...40 סעיפי הכנסות והוצאות...42 אחוז מע"מ מקדמות ומט"ח מחירון / רשימת פריטים / ניהול מלאי ומחסנים...44 ניהול מלאי ומחסנים...45 פרטי עסק/הגדרות...47 סיסמאות SMS כרטיסי אשראי ומס"ב יבוא נתונים מתוכנת הנה"ח אחרת או מאקסל הוראות קבע בכרטיסי אשראי ויבוא מסמכים מאקסל הפקת קבצים למס"ב הוראות קבע...53 גיבוי/שיחזור/ייצואלחשבשבת/ממשק פתוח/ PCN874 למע"מ...54 עסקית.נט - התקנת עסקית באינטרנט רשימת עסקים ועבודהברשת מקומית מלכ"ר / עמותה/ עוסק פטור...57 הסכם בדבר רישיון שימוש בתוכנה...58 אישור מס הכנסה...60

2 הקדמה הבשילה בכם המחשבה, שהגיע הזמן, לנהל את העסק שלכם ביעילות. אתם זקוקים לכלי אמין וידידותי, פשוט וקל להפעלה, נעים לעין ולעבודה. כלי שיאפשר אתם לכם להפיק את המיטב במינימום עבודה ומאמץ. כלי שיחסוך לכם זמן, והרבה זמן. לא מעוניינים להשקיע זמן לימוד, בתוכנה מורכבת עם המון אפשרויות, שלא תזדקקו להם. אתם רוצים לשלוף מידע בקלות ובמהירות להעבירו לרואה החשבון לתוכנות אחרות שאתם מכירים כוורד או אקסל, אולי אף לפקסס, לשלוח,SMS לשלוח מסמכים ב גם מ,GMAIL לחייב כרטיסי אשראי ישירות מהתוכנה וגם להדפיס שיקים. אם תרצו תוכלו גם להתחבר ללא מאמץ לנתונים מכל מקום בעולם. אני סמוך ובטוח, שדמעות של גיל ואושר יחנקו את גרונכם, כשתוכלו להפיק את כל הדוחות, כולל הדיווחים לרשויות המס בלחיצת כפתור. בקיצור, אינכם רוצים לעבוד קשה וגם לא להיות בעלי תואר במחשבים או חשבונאים מדופלמים כדי להפעיל את הכלי. עסקית מאפשרת לכם בלחיצת כפתור להפיק חשבוניות, קבלות, הצעות מחיר דוחות מע"מ ומקדמות מס, ניהול ומעקב אחר הכנסות וההוצאות, תזרים מזומנים, יומן קופה, ניהול הלקוחות, ניהול המלאי וכל הפעולות הנדרשות לניהול העסק. "עסקית" הינה התוכנה לניהול העסק הטובה בישראל שבה הדגש העיקרי הוא הנדסת אנוש, פשטות וקלות התפעול במחירים מעולים. אני בטוח שלאחר שתשתמשו ב"עסקית" זמן קצר, לא תבינו איך הסתדרתם בלעדיה. עסקית היא תוכנת הניהול הנמכרת בישראל בשלושת השנים האחרונות. תוכנת "עסקית" מופצת בארבע גרסאות. עסקית - ניהול העסק לעצמאי ולחברה. עסקית לניהול עמותה. עסקית לעוסק פטור. עסקית - ניהול חוגים מועדונים ובתי ספר. מדריך זה נועד להקל עליכם בצעדיכם הראשונים בהפעלת התוכנה, ואמור לענות על כל שאלות המשתמשים בה. מידע נוסף על עדכונים וחידושים ניתן למצוא באתר הבית אם עדיין נותרו לכם שאלות לאחר שעיינתם במדריך, אספנו עבורכם את השאלות של אלפי לקוחותינו וריכזנו את התשובות בבלוג שבאתר ובדף השאלות הנפוצות. בכל שאלה ניתן לפנות ל , שלוחה 1- מחלקת המכירות ; שלוחה דוא"ל - מכירות: 2 מחלקת התמיכה. ; info@iskit.biz תמיכה: support@iskit.biz פקס': "עסקית" מאושרת לצורך ניהול ספרים ע"י מס הכנסה. מס' אישור

3 מוסכמות וטיפים להפעלת התוכנה אדגיש שמסמך זה מנוסח בלשון זכר מטעמי שטף הקריאה ונוחות בלבד. לוגו ניתן להוסיף לוגו לכל המסמכים המופקים ללקוח. קובץ הלוגו יהיה מסוג JPG וימוקם בספריית ההתקנה C:\iskit שם הקובץ יהיה logo.jpg עבור המסמכים בעברית ו logoeng.jpg עבור המסמכים באנגלית. עליכם להחליף את הקובץ הקיים בקובץ הלוגו שלכם. אם אין ברצונכם להציג לוגו עליכם למחוק את הקבצים הנ"ל מספריית ההתקנה. שינוי תאריך ע"י "+" או "-" : בכל מסך או מסמך בו קיים שדה תאריך ניתן לשנותו בלחיצה על "+" להוספת ימים או "-" להחסרת ימים. כל לחיצה מוסיפה או מחסירה יום אחד. Ctrl+W הגדרת מבנה המסך ושולי ההדפסה. Ctrl+; מכניס את התאריך הנוכחי לשדה "תאריך". Ctrl+" העתקת נתוני השדה משורה קודמת. לדוגמה העתקת תאריך ההוצאה משורת ההוצאה הקודמת. = D/C לחיצה כפולה עם העכבר. בכל השדות מסוג תיבה משולבת כדוגמת שדה שם הלקוח. לחיצה כפולה עם העכבר על התיבה תפתח טופס (מסך) המאפשר לשנות את הנתון ולעדכן את הרשימה שתופיע בתיבה המשולבת. פתיחת מסך פעילות ותזכורות: - Ctrl+M פתיחת יומן Ctrl+Y מעבר לספריית הקבצים במחשב (לוגו וקובץ הנתונים): Ctrl+I או Ctrl+Shift+I לקובץ הנתונים העתקת טקסט Ctrl+C הדבקת טקסט Ctrl+V בכל הטפסים בתוכנת עסקית. הוספת נתון לתיבה משולבת: הקלדת נתון בתוך תיבה משולבת תוסיף אותו באופן אוטומטי לרשימה המוצגת בתיבה. קיצורים חיוב בכרטיס אשראי: ניתן לחייב לקוחות בכרטיס אשראי ישירות מתוכנת עסקית. טפסים: במרבית הטפסים ניתן למצוא את הלחצנים הבאים. יציאה ממסך : PDF חיוב בכרטיס אשראי הוספת נתון חדש מחיקת נתונים ייצוא נתונים לאקסל מסך אירועי לקוח מסך תזכורות איחוד לקוחות שליחת SMS משלוח מסמכים באימייל גם ללא תוכנת דואר שמירת דוחות כקובץ PDF מכל אחד ממסכי תוכנת עסקית. הדפסת שיקים יבוא נתונים: ניתן לייבא נתונים מכל תוכנת הנה"ח הרשומה במס הכנסה. ניתן גם לייבא חשבוניות קבלות נתוני לקוחות ומחירון מקובץ אקסל ב 2 שלבים במסכי העתקי מסמכים יופיעו הלחצנים הבאים: 1. העברת הנתונים לטבלה זמנית לבדיקה הדפסת העתקים: הדפסת העתקי כל המסמכים המוצגים על המסך. הדפסת רשימה: הדפסת דוח המכיל את רשימת המסמכים המוצגים שלושה מצבי הדפסה: למסך למדפסת ולPDF. על המסך. "עיגול לשקלים שלמים" יציג את סה"כ המסמך ללא אגורות. "סמן/י אם המחיר ב כולל מע"מ מאפשר להכניס סכום כולל מע"מ בשדה המחיר ב. עסקית תחשב ותציג את הסכום לפני מע"מ כך שסה"כ החשבונית יהיה הסכום שהוקלד. לתשלום עד: מציין את מועד התשלום הנדרש. שדה זה ימולא באופן אוטומטי עפ"י התנאים שנקבעו לכל לקוח ולקוח. שדה זה אינו שדה חובה וניתן להשאירו ריק. 2. העברת הנתונים מהטבלה הזמנית לרשימת הלקוחות או למחירון 3

4 איתור לקוחות בכל מסמכי הלקוח ובטופס הלקוחות ניתן לאתר לפי שם הלקוח או חברה עפ"י מחרוזת טקסט חלקית. איתור, הוספה מהירה ומחיקת פריטים בכל אחד ממסמכי הלקוח ניתן לאתר פריטים עפ"י מחרוזת טקסט. ניתן לבחור מספר פריטים. בעזרת. CTRL ניתן לבחור מספר פריטים לא ברצף, להוסיף פריט חדש בין פריטים קיימים במסמך וכמובן להסירו מהמסמך עפ"י הצורך. ניהול מספר עסקים ועבודה ברשת. בחירת קבצי הנתונים וקבצי הלוגו לכל אחד מהעסקים המנוהלים בעסקית. שליפת מהירה של מחיר היסטורי לחצן ימני בעכבר בכל מסמך על פריט בשדה התאור או בשדה המק"ט (במסמכים חדשים בלבד) הנחה באחוזים ניתן לקבוע אחוז הנחה בכל אחד מהמסמכים. שורת ההנחה לא תוצג בהדפסות אם ערכה 0 מיונים - במרבית הטפסים ניתן למיין את הנתונים עפ"י כל אחד מהטורים. לחיצה ראשונה עם העכבר על הכותרת תמיין בסדר עולה, לחיצה שנייה תמיין בסדר יורד. דוחות: בכל הדוחות במצב "הצג לפני הדפסה" בחלק העליון של המסך יופיע סרגל ההדפסה סגירת המסמך ללא הדפסה חזרה למסמך להמשך עריכת הנתונים העברת המסמך לוורד או אקסל הגדרת עמוד. קביעת שוליים בחירת מדפסת, פקס, PDF קביעת מס העתקים וכו' הדפסה עברית אנגלית ומט"ח ניתן להדפיס כל מסמך בעברית או באנגלית ע"י בחירת האפשרות המתאימה. בעת בחירת המטבע יקבע שער החליפין היציג במסמך, כפי שפורסם ע"י בנק ישראל. קובץ הנתונים והעברת התוכנה למחשב אחר: כל הנתונים שהוקלדו במערכת כולל רישיון התוכנה נשמרים בקובץ אחד: iskit_data.mdb.c:\iskit עליכם לשמור על קובץ זה ולגבותו מעת לעת. בספריית ההתקנה באפשרותכם להתקין את תוכנת עסקית במספר מחשבים, למשל בבית ובמשרד, ולהעביר את קובץ הנתונים iskit_data.mdb לספריית ההתקנה של עסקית במחשבים השונים בעזרת או בכל דרך אחרת. תפריט עזר ויבוא נתונים: בעזרת הפקודה "יבוא נתונים" ניתן להעביר את כל המידע מכל תוכנת הנהלת חשבונות. הפיקו קובץ במבנה דיווח אחיד בתוכנה הישנה בדר"כ בשם BKMVDATA.TXT והעבירו בעזרת הפקודה הנ"ל את הנתונים לעסקית. מדפסות: ניתן לבחור מדפסות שונות למסמכים שונים כולל מדפסות תרמיות ברוחב 80 מ"מ. עבודה ברשת ובאינטרנט: עסקית תומכת באופן מלא בעבודה ברשת. כל שנדרש הוא יצירת ספרייה שיתופית עם הגדרות קריאה וכתיבה מלאות. ניתן להעביר את הנתונים לאינטרנט באופן קבוע בעזרת שירות התמיכה. 4

5 מסך הפתיחה ממסך זה ניתן להכנס לכל אחד ממרכיבי התוכנה. מסמכים חדשים - הפקת מסמכי מקור והעתקים על פי הצורך. חשבונית - הפקת חשבונית מקור חשבונית/קבלה - הפקת חשבונית וקבלה בו זמנית. קבלה - הפקת קבלה כנגד תשלום. (בעמותה ניתן להפיק גם קבלה על תרומה) חשבונית עסקה - הפקת חשבונית עסקה המהווה דרישה לתשלום מהלקוח. הצעת מחיר/הזמנה - תיעוד הצעות מחיר/הזמנות לקוח. תעודות משלוח - מסמך המתעד יציאת סחורה ממחסן. הזמנת רכש תיעוד הזמנה לרכישת פריטים מספק כלשהו. תעודת משלוח רכש תיעוד תעודת משלוח שהופקה ע"י ספק כלשהו. חשבונית מס רכש תיעוד רכישת מוצרים מספק ועדכון המלאי עפ"י הצורך. זיכויים הפקת מסמכי זיכוי: חשבונית זיכוי, קבלה להחזר, תעודת החזרה וחשבונית מס רכש זיכוי רישום הוצאות - רישום כל הוצאות העסק לצורך הפקת דוח מע"מ, רווח והפסד, תזרים מזומנים, מעקב אחר הוצאות העסק ודוחות נוספים. לוח שנה תיעוד כל אירועי העסק. העתקים - שליפה והפקת כל העתקים של כל המסמכים שהופקו ע"י "עסקית". דוחות - הפקת דוחות שונים בחתכים של זמן ולקוח. דוחות - מחולל דוחות ממנו יופקו דוחות המערכת עפ"י קריטריונים שונים. לקוחות/מדרכים - רשימת כל הלקוחות ומוריהם. (גרסת בתי ספר בלבד) ניהול - רישום הלקוחות וקביעת פרמטרים שונים להפעלת המערכת. הצגת הלקוחות הפקת כל המסמכים שהופקו עבורם, כרטיס לקוח ותיעוד פעילות הלקוח. הצגת הספקים והפקת כל הזמנות הרכש שהופקו עבורם. חשבוניות מתשלומי דחויים - הפקה אוטומטית של חשבוניות כנגד תשלומים עתידים או צ'קים דחויים שהגיע מועד פרעונם. הפקדות רישום הפקדות הכספים עפ"י מועד הפירעון. סעיפי הכנסה והוצאה - רשימת סעיפי ההכנסה וההוצאה השונים ושיעור המע"מ שלהם. אחוז מע"מ מקדמות ומט"ח - מסך בו קובעים את שיעורי המע"מ המקדמות ושערי המט"ח עבור כל המערכת. מחירון/רשימת פריטים כאן ירשמו כל מוצרי החברה ומחירם ומיקומם במחסנים השונים. פרטי עסק/הגדרות - כאן יוכנסו פרטי העסק שיוצגו במסמכים והגדרות נוספות להפעלת המערכת. גיבוי / PDF מדפסות - אפשרות לגבות את הנתונים ולשחזרם מספרית הגיבוי, להגדיר עבודה ברשת,לייצא את הנתונים לחשבשבת, הפקת קובץ,PCN874 קביעת מדפסות ברירת המחדל והגדרות שונות למשלוח PDF באימייל. יציאה - לחצן סיום העבודה וסגירת התוכנה. 5

6 חשבונית מס חדשה מסמכים חדשים תהליך המכירה יתבצע במסך זה ע"י הפקת חשבונית. בשדה השם (שדה לכבוד) ירשם הלקוח, ובאופן אוטומטי יצטרף למאגר הלקוחות. D/C לחיצה כפולה על השדה תפתח את מסך הלקוחות ותאפשר להוסיף פרטים נוספים. חברה ת.ז/ח.פ טלפון וכתובת - יוכנסו בטבלת הלקוחות וישלפו משם אוטומטית בעת בחירת הלקוח. לביטול שליפת פרטים אלה מתוך מסך דף ההגדרות במסך פרטי העסק הסירו את ה" V " הרלוונטי. ניתן לשנות פרטים אלה בחשבונית. השינוי יהיה תקף לחשבונית הנוכחית בלבד. לעדכון קבוע יש לשוב למסך הלקוחות ולעדכן את הפרטים שם. בדומה לשם הלקוח גם התיאור נשמר במערכת, כך שתיאור שהוקלד פעם אחת יוכל להישלף בקלות מהרשימה. הפריט הנרשם בתיאור ירשם במחירון במידה ונקבע לפריט מחיר יישלף גם הוא לשדה הסכום. במסך מחירון ניתן לקבוע 4 מחירים שונים לכל פריט. כברירת מחדש לשדה סכום יישלף המחיר הראשון מהמחירון. שליפת מחיר אחר לאותו פריט אפשרית לכל לקוח ותקבע במסך לקוחות כפי שיוסבר בהמשך. שער יהיה שער החליפין שנקבע בטבלת שערי המט"ח ויעודכן אוטומטית מנתוני בנק ישראל באינטרנט. לאחר הקשת הסכום ו ENTER תתוסף לחשבונית שורה נוספת, כך שנוכל להוסיף פריטים נוספים ללא הגבלה. "% הנחה" מתן הנחה ללקוח באחוזים. "עיגול לשקלים שלמים" מציג את סה"כ החשבונית מעוגל לשקלים שלמים ומעדכן את % ההנחה המחושב. סימון "סמן/י אם המחיר ב כולל מע"מ מאפשר להכניס סכום כולל מע"מ בשדה המחיר. עסקית תחשב ותציג את הסכום לפני מע"מ כך שסה"כ החשבונית יהיה הסכום שהוקלד. סימון "ללא מע"מ" יאפשר להוציא חשבונית עם 0% מע"מ שיעור המקובל באזור סחר חופשי כאילת. שדה "תאריך" יעודכן אוטומטית עפ"י התאריך הנוכחי של המחשב. הלחצנים "+" ו"-" מאפשרים לשנות את התאריך הוספה או הפחתה של ימים. לחצן ההדפסה יפיק מסמך מקור בהדפסה הראשונה. מההדפסה השנייה ואליך יופק מסמך העתק. חשבונית זיכוי- ניתן להוציא חשבונית זיכוי דרך מסך זיכויים. D/C לחיצה כפולה (כבכל שדה המכיל רשימה) תאפשר לערוך או למחוק פריטים מהרשימה שנוצרה. למשל לחיצה כפולה על שדה "לכבוד" תאפשר לערוך את פרטי הלקוח. לחיצה כפולה על שדה תיאור תאפשר להוסיף פריטים למסמך. 6

7 מבנה טופס החשבונית את התבנית המבוקשת ניתן לבחור במסך פרטי עסק/הגדרות (ראה איור בעמוד 49) או בעזרת המסך 'מבנה לוגו עותקים' לחץ Ctrl+W מהמסך הראשי לגישה מהירה לטופס זה. את מסמכי הלקוח ניתן להציג ב 5 תבניות שונות עם וללא מק"ט (מספר קטלוגי). את התבניות ללא מט"ח ניתן להדפיס גם במדפסת תרמית ברוחב 80 מ"מ. א. ב. תבנית הכוללת מט"ח (ראה איור בעמוד 14) תבניות ללא מט"ח ועם מק"ט ג. תבניות ללא מט"ח וללא מק"ט 7

8 ד. תבנית ללא מטח ללא מק"ט וללא כמות תבנית זו תשמש בדר"כ יועצים, רופאים, פסיכולוגים, מהנדסים, אדריכלים וכו'. ה. תבנית הכוללת אחוז הנחה ברמת הפריט הבודד. תבנית זו משמשת גם להפקת חשבוניות 'מעורבות' שחלק מהפריטים חייב במע"מ וחלק לא. ניתן גם לקבוע שפריט יחויב במע"מ חלקי (60% בדוגמה) כפי שהוגדר במחירון (איור בעמוד 44). בסיכום המסמך יוצג הסכום ה'פטור ממע"מ' והסכום ה'חייב במע"מ' המע"מ יחושב רק על החלק החייב במע"מ ובדוגמה 16% מ תבנית זו תשמש בדר"כ עמילי מכס, בעלי מרכולים, ירקנים ועורכי דין. קביעת הסכום הכולל של החשבונית ניתן לקבוע את הסכום הסופי של המסמך בקלות ע"י לחיצה כפולה עם העכבר על הכותרת 'סה"כ חשבונית' או 'סה"כ מסמך'. לחיצה כפולה על 'סה"כ חשבונית' הקלדת הסכום הרצוי השדה " % הנחה" השתנה בהתאמה 8

9 הצגת המחירים כולל מע"מ מרבית העסקים המוכרים ללקוחות פרטיים יבקשו להציג את המחירים במסמך כולל מע"מ. במידה ובחרתם במסך פרטי עסק/הגדרות (עמוד 48) החשבונית המופיעה בעמוד 6 תוצג באופן הבא: ניתן בחשבונית חדשה להציג את המחירים לפני מע"מ ע"י הסרת הסימון עסקית תחלץ את המחירים לפני המע"מ ותציגם במסמך. שינוי זה לא אפשרי בעת הפקת העתק. המחירים שיוצגו במסמך ההעתק יהיו עפ"י הבחירה שבוצעה בעת הפקת המקור. חשוב: המחירים במחירון יהיו מחירים כולל מע"מ. במידה והמחירים לא כוללים מע"מ תוכלו בקלות במסך המחירון (עמוד 44) להוסיף למחירים מע"מ. בעזרת קיצור המקשים Ctrl+Shift+5 תפתחו את המסך 'עדכון מחירים'. לחילופין ניתן לייצא את המחירון לאקסל ולאחר העדכון לייבא את הנתונים חזרה. 9

10 הוספה מהירה של מספר פריטים לחשבונית בכל אחד מהמסמכים לצד שדה ה'תאור' או ה'מק"ט' בעזרת ובעזרת למחוק שורה מיותרת. נוכל להוסיף פריטים למסמך בקלות רבה. בעזרת נוכל להוסיף שורה חדשה נוספת בין שתי שורות קימות.. השורה החדשה תתוסף במקום בו נמצא הסמן. הקלדת מחרוזת טקסט בשדה 'חפש פריט' תאפשר שליפת כל הפריטים העונים לקריטריון. ניתן לסמן מספר פריטים. CTRL לחוץ יאפשר לבחור פריטים מהרשימה לא ברצף. לחצן 'הוסף' יוסיף את הפריטים למסמך ויסגור את המסך. לחיצה כפולה עם העכבר תוסיף את הפריט הנבחר המסך יישאר פתוח ויאפשר לבחור פריט נוסף. כברירת מחדל יוכנס 'מחיר 1' אלא אם נקבע בכרטיס הלקוח אחרת. בהזמנות/חשבוניות רכש יישלף מחיר הספק. איתור פריט בעסקית גרסת ניהול מלאי איתור פריט בעסקית ללא ניהול מלאי ומק"טים 10

11 קבלת נתונים ממסמך אחר לחצן קבלת נתונים יפתח מסך המאפשר לנו לבחור: הצעות מחיר חשבונות עסקה תעודות משלוח נתונים מפעילויות לקוח שנרשמו במערכת. בחירה זו תיצור קשר בין החשבונית למסמך שסומן ותחסוך את הקלדת הנתונים. לדוגמה בחירת הצעה או מספר הצעות תאפשר להעביר את הנתונים לחשבונית. לאחר ההעברה ניתן יהיה לשנות את הנתונים. סימון סגירת ההצעה יאפשר לא להציג את ההצעה ברשימת ההצעות הפתוחות. ניתן לבטל את סגירת ההצעה במסך העתקי הצעות מחיר. יבוא נתונים ממספר מסמכים ריכוז בשורה אחת הפקת חשבונית מרכזת לכל המסמכים שסומנו מסמך בכל שורה כל מסמך יוצג בשורה נפרדת. במקרה הזה תוצגנה 2 שורות ריכוז פריטים בכל שורה - ריכוז וסיכום כל הפריטים באותו המחיר לשורה אחת מכל המסמכים שסומנו. כל פריט יוצג בשורה נפרדת. פריט בכל שורה - כל פריט יוצג בשורה נפרדת כפי שנרשם במסמכים. יתכן שאתו פריט יוצג מספר פעמים. טיפ: לסימון מס' הצעות לא ברצף לחץ על.CTRL איתור לקוח גם אם במאגר הנתונים של עסקית רשומים אלפי לקוחות ניתן לאתרם בקלות ובמהירות. רישום מס' תווים הזכורים לכם משם הלקוח ומשם החברה יציגו בטופס האיתור את כל אלה העונים לקריטריון המבוקש. בדוגמה נשלפו כל הלקוחות שבשם החברה מופיע הביטוי "טק" לחיצה כפולה על שם הלקוח תעביר את פרטי הלקוח לחשבונית או לכל מסמך אחר בו אנו נמצאים. אפשרויות ברירות המחדל שנקבעו בטופס הלקוח כגון: מחירון, אחוז הנחה וכו' ישלפו גם כן. 11

12 הוספה ועיצוב הערות קבועות במסמכים בדומה לרשימת 'הערות קבועות' במסמכים בפרטי עסק/הגדרות (עמוד 48) ניתן ליצור רשימת הערות הכוללת תאריכים מתעדכנים לדוגמה: בתאריך 15/01/17 להערה "תנאי תשלום [+60]"=> תיצור תנאי תשלום 31/03/17 לחיצה על לפתיחת מסך "רשימת הערות" לחצו על שלצד ההערה. כל ההערות ניתנות לעיצוב, והעיצובים נשמרים ועוברים כמות שהם למסמך. רשימת האפשרויות של תאריכים מתעדכנים אפשריים. הדוגמאות בטבלה מתייחסות לתאריך ה 15/01/ /02/2017 [m+1] 15/02/2017 [30] [mmmm] פברואר 28/02/2017 [30+] [mmmm-1] ינואר 15/03/2017 [60] 15/01/2017 [y] 31/03/2017 [60+] 15/01/2018 [y+1] 15/04/2017 [90] 2017 [yyyy] 30/04/2017 [90+] 2018 [yyyy+1] ניתן כמובן לשלב מספר אפשרויות בהערה אחת בנוסף לטקסס חופשי. להצגה נוחה של ההערה עמדו בשדה ההערות ולחצו Shift+F2 להצגת הטופס "שנה מרחק מתצוגה" לעיצוב הטקסט סמנו את הטקסט וסרגל העיצוב יוצג. 12

13 הסטורית מחירים ללקוח לפי פריט תוכנת עסקית מאפשרת להציג את היסטוריית המחירים של פריט מסוים ללקוח נבחר. לאחר בחירת הלקוח והפריט, לחצן ימני בעכבר שנרשמו במסמכים השונים. הצגת היסטוריית המחירים ללקוח אפשרית במסמכים חדשים בלבד ללא בחירת לקוח לא ניתן לפתוח את טופס ההיסטוריה. המחירים יוצגו בסדר יורד, מהמסמך האחרון שבו נרשם המוצר ועד הראשון. (בתוך המסגרת האדומה) על הפריט הנבחר יציג את טופס היסטוריית המחירים בדוגמה שלפנינו הספר "איך עושה..." נרשם בשני מסמכים: חשבונית ובהצעת המחיר מסמכים אלה הופקו כמובן ללקוח דניאל כהנמן. לחיצה כפולה בעכבר על המחיר בשדה "מחיר *" ובשדה "מטח" בטופס ההיסטוריה תעביר את המחיר הנבחר למסמך. בטופס ההיסטוריה תציג את המסמך בו נרשם הפריט הנבחר. לחיצה על המסמך ממצב התצוגה לחצו. Ctrl+P להדפסת עסקית תחשב כמה מוצרים נמכרו ללקוח ומה המחיר הממוצע. מחירון היסטורי ללקוח לחצן ימני בעכבר על שדה מק"ט או על שדה תיאור ריק יציג את רשימת כל הפריטים שנמכרו ללקוח ואת המחיר האחרון. לחיצה כפולה על הפריט בטופס "היסטוריית מחירים ללקוח" תעביר את הנתונים כולל המחיר למסמך. באופן דומה ניתן להציג את המחירים ישירות מטופס הלקוחות בעזרת הלחצן 13

14 חשבונית באנגלית סימון אנגלית (בתחתית הטופס) יאפשר להדפיס את המסמך כולו באנגלית ובמטבע הנבחר. הסתר מט"ח במסכים ובהדפסות. (נקבע במסך פרטי עסק/הגדרות) השדות מחיר מטח ובחירת מטבע יוסתרו הן במסך (ראה תמונה) והן בהדפסות. לא ניתן להדפיס את המסמך באנגלית. ללא מטח וללא כמות. הצגת מט"ח תאפשר הצגת מחיר מטח ובחירת מטבע. הצג מט"ח במסכים והסתר בהדפסות חשבונית בעברית תודפס ללא מחיר מטח ושער המטבע. ניתן יהיה להדפיס את המסמך באנגלית ובמטבע הנבחר. הצג מט"ח במסכים ובהדפסות חשבונית בעברית תודפס עם מחיר מטח ושער המטבע. ניתן יהיה להדפיס את המסמך באנגלית ובמטבע הנבחר. המבוקשת תקבע את סימון האפשרות עברית ב או אנגלית במט"ח ו. שפת ההדפסה - באנגלית תציג את נתוני הסיכום במסך החשבונית במט"ח סימון האפשרות במקביל לחישוב השקלי מע"מ חלקי ללא מטח. תאפשר קביעת אחוז הנחה ברמת הפריט. לקביעת חיוב פריט במע"מ חלקי עיין בהסבר על המחירון ורשימת הפריטים בעמוד

15 חשבונית מס/קבלה חדשה בעת שלקוח משלם, ואם עדיין לא הפקנו ללקוח חשבונית, נרצה להוציא ללקוח חשבונית מס/קבלה. בדומה לחשבונית, שדות השם והתיאור הם מתוך רשימה קיימת. גם כאן הקלדה מוסיפה פריטים לרשימה. בפרטי התשלום מומלץ לפרט ככל הניתן אולם רק זמן הפירעון והסכום הינם שדות חובה. במסך זה יוכנסו פרטי החשבונית ומתחתם יוכנסו פרטי הקבלה חייבת להיות התאמה מלאה בין הסכומים המופעים בקבלה לבין סה"כ החשבונית כולל מע"מ. בדוגמה לפנינו הסכום בקבלה הינו 5,775 וכן הסכום בסה"כ חש'/קב'. "בנק" "סניף" ו"חשבון" יוכנסו אוטומטית לפרטי הקבלה בעת בחירת הלקוח במידה והוכנסו בטופס פרטי הלקוח. ברשימת העתקי חשבוניות/קבלה. יופיע המסמך כסגור כיוון שהתשלום בוצע. ניכוי מס במקור יוכנס לתיבת "ניכוי" בהתאמה לתשלום הניכוי שהעביר הלקוח לשלטונות המס. במקרה כזה חייבת להיות התאמה מלאה בין הסכומים המופעים בקבלה + סכום הניכוי לבין סה"כ החשבונית כולל מע"מ. לדוגמה אם סה"כ החשבונית כולל מע"מ הינו 1,000 וקיבלנו תשלום מזומן בסך. 900 בחלק הקבלה נרשום סכום, 900 בשדה ה"ניכוי" נרשום 100 ובסה"כ - 1,000 בדיוק כמו בסה"כ החשבונית. הערה: שדה הניכוי יופיע באופן קבוע רק אם סומן במסך מע"מ מקדמות ומט"ח. 15

16 קבלה חדשה בכל עת שלקוח משלם, אנו נדרשים להוציא לו קבלה. במידה ובחרנו לא להוציא כעת חשבונית, יהיה ניתן (הסבר בהמשך) להפיק חשבונית אוטומטית על סמך תאריכי הפירעון בקבלה זו. כך שאם הופקדו בידי המחאות דחויות רבות והמחאות אלה נרשמו בקבלה. ניתן יהיה בלחיצת כפתור להדפיס חשבוניות רבות והכול בהתאם לתאריך הפירעון. בדומה לחשבונית, שדה השם (לכבוד) הינו מתוך רשימה קיימת. גם כאן הקלדה מוסיפה פריטים לרשימה. בפרטי התשלום מומלץ לפרט ככל הניתן אולם רק זמן הפירעון והסכום הינם שדות חובה. "בנק" "סניף" ו"חשבון" יוכנסו אוטומטית לפרטי הקבלה בעת בחירת הלקוח במידה והוכנסו בטופס פרטי הלקוח. סימון "הוחזר" מאפשר לבטל את הוצאת החשבונית האוטומטית, במידה וכמובן נאלצת, לצערך להחזיר את התשלום. סימון זה אינו תחליף להוצאת "קבלה להחזר" במידה ותידרש לכך. קבלה להחזר - ניתנת להפקה ע"י בעזרת לחצן זיכויים מהמסך הראשי. לשיפור מהירות הכנסת הנתונים במקרה של תשלומים דחויים, השתמש בלחצן "פריסה" ניכוי מס במקור ניכוי מס במקור יוכנס לתיבת ניכוי מס במקור בהתאמה לתשלום הניכוי בשקלים (לא באחוזים) שהעביר הלקוח לשלטונות המס. לדוגמה אם מחיר העסקה בתוספת מע"מ הינו 1,000 וקיבלנו תשלום מזומן בסך. 900 בקבלה נרשום סכום, 900 בשדה ה"ניכוי" נרשום 100 ובסה"כ - 1,000 בדיוק כמו במחיר העסקה. הערה: שדה ניכוי מס במקור יופיע באופן קבוע רק אם סומן במסך אחוז מע"מ ומקדמות. 16

17 מסך פריסת התשלומים באמצעות מסך זה ניתן לרשום בקבלה מספר רב של צ'קים עפ"י מספר התשלומים שקבעת. לאחר הכנסת הנתונים ולחיצה על פריסה, יוכנסו הנתונים לקבלה כך שמספר הצ'ק יגדל ב 1 בכל תשלום. תאריך זמן הפירעון ישתנה בהתאם לקפיצה שנקבעה. שאר הנתונים יוכנסו ללא שינוי. בהדפסת העתקים במידה והוצאנו חשבוניות כנגד התשלומים בקבלה, נוכל לראות את מספר החשבונית בשדה חשבונית. החשבונית יעודכן גם בעת העברת נתונים מחשבונית שנבחרה באמצעות לחצן "נתונים מחשבונית" שדה לחצן זה מאפשר להעביר נתונים לקבלה מרשימת חשבוניות שהופקו בעבר במערכת. ניתן גם לקבוע שהחשבונית שנתוניה הועברו תופיע כחשבונית סגורה. כלומר חשבונית שהטיפול בה הסתיים או שכל הכספים בגינה שולמו. 17

18 חשבונית עסקה חדשה חשבונית עסקה הינה דרישה לתשלום מהלקוח, והודעה על כוונה להוציא חשבונית מס לאחר התשלום. לאחר התשלום, ניתן יהיה להעביר את נתוני חשבון העסקה לחשבונית חדשה. תהליך הוצאת חשבונית העסקה זהה לתהליך הוצאת חשבונית המס. פרוט נוסף ניתן למצוא בהסבר על חשבונית מס בעמוד 6. מתוך מסך 'פרטי עסק/הגדרות' ניתן לקבוע שכותרת המסמך תהיה: חשבונית עסקה חשבון עסקה חשבון הזמנת עבודה הזמנה אישור תשלום אישור 18

19 הצעת מחיר/הזמנה חדשה הצעת מחיר הינה מסמך המתעד הצעת מכירה ממוצרי העסק ללקוח. במידה ונתקבלה ההצעה ניתן להעביר את כל נתוניה בלחיצת כפתור לחשבונית חדשה, כפי שתואר בסעיף חשבונית חדשה. הצעה שנתקבלה תחשב כהצעה סגורה. את סטאטוס ההצעה סגור או פתוח ניתן יהיה לראות ברשימת הצעות המחיר/הזמנות. תהליך הוצאת הצעת המחיר/הזמנה זהה גם הוא לתהליך הוצאת החשבונית. ניתן לעדכן ולעשות שינויים בהצעות המחיר לאחר שהופקו בעזרת לחצן עדכן נתונים. לחצן זה מאפשר לשנות את הנתונים שהוכנסו בהצעה. מתוך מסך 'פרטי עסק/הגדרות' ניתן לקבוע שכותרת המסמך תהיה: הצעת מחיר/הזמנה הצעת מחיר הזמנה הזמנת עבודה לקוח שנרשמו במערכת. לחצן קבלת נתונים יפתח מסך המאפשר לנו לבחור הצעות מחיר קודמות או נתונים מפעילויות "הסתר סיכומים בהדפסה" מאפשר להציג הצעת המחיר ללא נתוני הסיכום. אפשרות זו מתאימה להצעה בה מוצגים מספר חלופות לאותו שרות או מוצר ואין משמעות לנתוני הסיכום. * טיפ ניתן להפריד בין הצעת מחיר להזמנה ע"י ביטול הסימון "מזג הזמנה והצעת מחיר" במסך הגדרות בפרטי העסק. 19

20 תעודת משלוח תעודת משלוח - תיעוד יציאת סחורה ממחסני העסק. תעודת החזרה - תיעוד החזרת סחורה למחסני העסק. תעודה כזו תופק דרך לחצן הזיכויים מהמסך הראשי.. תהליך הוצאת תעודת משלוח זהה לתהליך הוצאת מסמכים חדשים במערכת דוגמת חשבונית או הצעת מחיר. "הסתר מחירים בהדפסה" מאפשר להציג כמויות בלבד ללא מחירים בתעודת המשלוח אבל עדיין יהיה ניתן לייבא את הנתונים לחשבונית כולל המחירים. הן בעברית והן באנגלית, העברה בין מחסנים (מכירה בקונסיגנציה) תוכנת עסקית מאפשרת לנהל מכירה בקונסיגנציה (משגור). במידה ובחרתם לנהל מלאי וברשימת המחסנים יש 2 מחסנים לפחות. ניתן לבצע העברה בין מחסנים בעזרת תעודת המשלוח. ניתן לשלוח סחורה מכל מחסן ע"י שינוי 'מחסן שולח' ללא רישום 'מחסן היעד' לביטול 'תעודת משלוח' הכוללת 'העברה בין מחסנים' תופק תעודה משלוח חדשה שרישום המחסנים יהיה הפוך (לא תעודת החזרה) המחסן השולח נקבע עפ"י ברירת המחדל שנבחרה בטופס "תחזוקה/ PDF " => לשונית "מדפסות/מחסן" מחסן היעד יבחר אוטומטית אם שויך ללקוח. הרחבה בנושא ניהול מחסנים ושיוך מחסן ללקוח בעמוד 45 20

21 הזמנת רכש תעודת משלוח רכש וחשבונית מס רכש הזמנת רכש- תיעוד הזמנה לרכישת מוצרים מספק כלשהו. תעודת משלוח רכש תיעוד תעודת משלוח שנתקבלה מהספק ועדכון המלאי. חשבונית מס רכש תיעוד חשבונית ספק רישום החשבונית בטבלת ההוצאות באופן אוטומטי ועדכון המלאי. חשבונית מס רכש שהופקה מתעודת משלוח רכש לא תעדכן את המלאי כדי למנוע כפילויות. לחיצה כפולה D/C על שם ספק תפתח את בשדה זה יבחר שם ספק מהרשימה. במידה והספק לא קיים ברשימה, הקלדה בשדה זה תוסיף אותו לטבלת הספקים. הפקת חשבונית רכש תירשם באופן אוטומטי גם בטופס רישום ההוצאות ובמקרה הזה בשורה # יופיע בהתאמה בשדה אסמכתא בחשבונית הרכש. מסך ספקים. במסך ספקים ניתן להמשיך ולעדכן את פרטי הספק. זיכויים כדי לבטל חשבונית, קבלה או תעודת משלוח נוציא מסמך מזכה. הפרטים והסכומים שירשמו יהיו זהים לפרטים ולסכומים שנרשמו במסמך אותו נרצה לבטל. למשל אם הפקנו חשבונית בתאריך ה 01/01/2013 ע"ס במידה ונרצה לבטל מסמך זה נפיק חשבונית זיכוי בתאריך ה 01/01/2013 על סך של כדי לבטל חשבונית מס/קבלה נפיק שני מסמכי זיכוי: חשבונית זיכוי וקבלה להחזר. אין לרשום סכומים שליליים. עסקית תקזז את הסכומים שירשמו במסמכי הזיכוי בדוחות הרלוונטיים, למשל מדוח רווח והפסד, דוח מע"מ וכו'. 21

22 שליחת מסמכים בדוא"ל והפקת קבצי PDF לאחר התקנת עסקית תוכלו למצוא ברשימת המדפסות במחשב הPDF מתוכנת עסקית. את מדפסת.Iskit PDF מדפסת זו תשמש ליצירת כל קבצי קביעת "העדפות הדפסה" (לחצן ימני בעכבר) תאפשר לשנות את מאפייני קבצי הPDF כגון הוספת סיסמה וחתימה אלקטרונית. כדי לשלוח חשבוניות בדוא"ל יש צורך להוסיף 'חתימה אלקטרונית מאושרת' באתר עסקית מדריך מפורט כיצד ליצור חתימה אלקטרונית מאושרת חינם. אם כבר רכשתם חתימה אלקטרונית תוכלו להוסיפה במסך זה. חתימה אלקטרונית לא נדרשת בעת שליחת העתקים בדוא"ל. טיפ: משתמשים מתקדמים יוכלו להפיק מסמכי PDF איכותיים ע"י שימוש בלשונית "כיסוי" להוספת רקע מרשים למסמך או סימני מים עפ"י הצורך. מידע נוסף ניתן למצוא בקובץ IskitPDF.chm (כתוב באנגלית) בספרית ההתקנה של עסקית. ניתן לשלוח את כל המסמכים במייל בעזרת תוכנת דואר כ OutLook אינקרדימייל או אחרת. ניתן לשלוח ישירות דרך GMAIL גם ללא תוכנת דואר מותקנת במחשב כשעסקית משמשת כתוכנת הדואר שלכם בעזרת הטופס "שלח דואל" במידה והגדרתם את GMAIL כדרך שליחת הדוא"ל. משתמשי GMAIL ירשמו את כתובת השולח והסיסמה במסך "דואל/ PDF " מסמך בדוא"ל יחשב כ"מסמך ממוחשב". מסמך ממוחשב בדואל' אם יצרתם חתימה אלקטרונית סמנו 'הוסף בחירת האפשרות בשדה שליחת דוא"ל 'הצג קובץ PDF על המסך' על המסך בעזרת תוכנת Reader' 'Adobe תציג את המסמך סימון יאפשר לשלב את המסמך המופק בקבציי PDF קיימים למשל: מסמך פרסומי הסכם אישורים שונים מסמכים נלווים כשרטוטים תמונות וכו' קבצי PDF מכל אחד ממסכי תוכנת עסקית. ניתן להפיק שדה ההודעה ניתן לעיצוב. סימון הטקסט בשדה ההודעה יציג את סרגל העיצוב. 22

23 חיוב בכרטיסי אשראי "עסקית" מאפשרת לחייב כרטיסי אשראי בקלות ובנוחות ישירות מהמסכים הבאים: קבלה חשבונית מס קבלה טופס לקוחות לחצן הפותח את תוכנת כרטיסי האשראי לאחר החיוב נתוני הכרטיס והסכום יועברו אוטומטית לקבלה. פתיחת תוכנת כרטיסי האשראי דרך טופס לקוחות תעביר את נתוני כרטיס האשראי מתוכנת "עסקית" לתוכנת כרטיסי האשראי לחצן הפותח את תוכנת כרטיסי האשראי מתוך טופס הלקוחות ומעביר את נתוני כרטיס האשראי. למערכת החיובים מצורפת מערכת דוחות מפורטת. הסבר נוסף בעמוד 33. הגדרת מיקום תוכנת כרטיסי האשראי מתבצעת בטופס פרטי עסק/הגדרות. הסבר נוסף בעמוד 50 הוראות קבע - ניתן לסלוק כמות גדולה של כרטיסי אשראי ולשלוח חשבוניות במייל ישירות מתוך רשימה בקובץ אקסל הסבר נרחב בעמוד

24 רישום הוצאות הוצאות במסך רישום הוצאות, יירשמו כל הוצאות העסק עפ"י סעיפי ההוצאה השונים. רישום ההוצאות מיועד לצורך חישוב דו"ח מע"מ דו"ח רווח והפסד ותזרים מזומנים. לעתים לא כל שיעור המע"מ מוכר לצורך קיזוז, ולכן יש לקבוע לכל הוצאה והוצאה את שיעור המע"מ שלה. פעולה זו מתבצעת במסך "סעיפי הכנסה והוצאה", אותו ניתן להציג מהמסך הראשי או בלחיצה כפולה D/C עם העכבר על שדה סוג ההוצאה. לאחר סיום רישום ההוצאות החודשיות יש "לסגור" את החודש ממסך "סגירת חודש/שנה". פעולת הסגירה תאפשר לרשום את ההוצאות בחודש העוקב. בדוגמה שבאיור, החודש שבו נקלטו ההוצאות הוא לאחר סגירתו רישום ההוצאות יהיה ב 02/2013. את "% המע"מ" ניתן לשנות באופן ידני עפ"י הצורך אף על פי שמוכנס באופן אוטומטי., 01/2013 תאריך החשבונית יהיה התאריך הרשום בחשבונית. תאריך התשלום - יהיה תאריך התשלום בפועל. תאריך זה יוכנס באופן אוטומטי עפ"י תאריך החשבונית ואפשר לשנותו עפ"י הצורך. תאריך זה נועד לצורך חישוב תזרים המזומנים בלבד. פרויקט מאפשר ליחס הוצאה מסוימת לסעיף הכנסה. פעולה זו תאפשר ליצור דוחות הוצאות ורווח והפסד לפעילויות שונות בעסק כגון פרויקטים, סניפים או מרכזי רווח. ניתן לשייך מספר פרויקט לספק מסוים בטופס הספקים. בחירת סעיף הוצאה בטופס זה המשויך לספק תציג באופן אוטומטי את מספר הפרויקט המשויך לאותו ספק. צורת תשלום ניתן לרשום הוצאות גם אם לא שולמו בפועל. בחירה ב"לא שולם" תציג בדוח "הוצאות שלא שולמו" (מתוך מסך הדוחות) את כל התשלומים שעדיין יש לשלם. ברירת מחדל לצורת התשלום תקבע ב'הגדרות' במסך פרטי העסק. חשבונית מס רכש הפקת חשבונית רכש ישירות מטופס ההוצאות תאפשר רישום אוטומטי גם בטופס זה. כל ההוצאות ניתנות לשינוי ולמחיקה לאחר רישומם כל עוד החודש "פתוח" לרישום הוצאה חוזרת בסכום קבוע היעזרו בלחצן "פריסה". את ההוצאות שיירשמו ניתן לעדכן או למחוק ככל הוצאה אחרת. לצורך הפשטות אם יום תאריך החשבונית הראשונה גדול מ 28 התאריכים שירשמו בכל הוצאה יהיו תאריכי סוף החודש הרלוונטי. ניתן לראות את ההוצאות שנרשמו גם בכרטיס ספק במידה וסעיף ההוצאה שויך לספק. הסבר נוסף בעמוד 41. להצגה מסודרת ומרוכזת של ההוצאות עבור למסך "דוחות" הערה: כל הסכומים שיירשמו יהיו סכומים כולל מע"מ. 24

25 ייחוס הוצאה לפרויקט או ללקוח במסך 'פרטי עסק/הגדרות' (עמוד 48) ניתן ליחס הוצאה לפרויקט (תמונה בעמוד הקודם) או ללקוח ולהפיק דוחות עפ"י בחירה זו. במקרה של ייחוס ההוצאות ללקוח ירוכזו ההוצאות ב'כרטיס הלקוח' בטופס הלקוחות. לחיפוש מהיר של הלקוח לחץ D/C לחיצה כפולה בעכבר על שדה לקוח. סגירת חודש/שנה אחת הפעולות הראשונות לאחר התקנת המערכת תהיה קביעת חודש ושנת הדיווח. חשיבות קביעת השנה וחודש הדיווח היא לרישום ההוצאות במערכת. לחצן סגירת חודש יאפשר לפתוח את מסך סגירת חודש ומעבר שנה ולקבוע את תקופת רישום ההוצאות. כברירת מחדל שנת הדיווח תהיה השנה בה הורד הקובץ מהאתר וכל החודשים במצב "פתוח". למעבר לשנה הבא יש ללחוץ על "מעבר שנה". "מעבר שנה" לחיצה על "מעבר שנה" תתבקש לאשר פעמיים את המעבר. אפשרי רק לאחר סגירת כל החודשים למעט דצמבר. לאחר פעולת המעבר ניתנת לביטול ע"י הלחצן "שנה קודמת". חשיבות סטאטוס החודש היא לרישום ההוצאות בלבד. כלומר, ההוצאות שיוכנסו למערכת ייוחסו לחודש הפתוח בה ההוצאה נרשמה ולא לתאריך ההוצאה בפועל. ניתן לפתוח חודש "סגור" אולם שינוי נתונים עלול לגרום לשינוי בדוחות מע"מ שכבר הוגשו ולכן יש לבצע "פתיחת" חודש "סגור" בזהירות רבה. החשבוניות והקבלות ירשמו עפ"י תאריך הוצאתם ללא קשר לסטאטוס החודש - "פתוח" או "סגור". 25

26 הדפסת שיקים ניתן להדפיס שיק עבור ההוצאה שנרשמה בטופס ההוצאות. הסכום שיודפס יהיה זהה לסכום הרשום בהוצאה. לחצן הדפסת שיק ללא תלות בסכום ובסוג ההוצאה. השיק ישויך לספק. ניתן להדפיס שיקים גם ממסך הספקים. מרבית הנתונים ימולאו אוטומטית עפ"י הרישום בטופס ההוצאות וניתן לשנותם עפ"י הצורך. ניתן להפיק דוחות לגבי רשימות השיקים שהודפסו: ממסך רישום ההוצאות, ממסך פרטי ספק וממסך הדוחות. מבנה השיק המודפס יהיה כבאיור להלן: 26

27 העתקי חשבוניות העתקים מרשימת חשבוניות זו ניתן להפיק העתקים לכל חשבונית ללא הגבלה גם משנים קודמות. כברירת מחדל יוצגו רק חשבוניות השנה. סימון "סגור" מאפשר לסמן חשבוניות ששולמו כך שבמבט אחד ניתן לראות את החייבים. כפתורי סינון הנתונים מאפשרים להציג את הרשימה בחתך של תאריכים ולקוחות. סעיף - יציג חשבוניות רק על פי סעיף ההכנסה הנבחר. אסמכתא סינון עפ"י טקסט (גם חלקי) שנרשם בשדה האסמכתא במסמך. סטאטוס - מאפשר לסנן לפי סטאטוס החשבונית - סגור, פתוח או ללא סינון. הלחצנים מימין לכל שורת חשבונית מאפשרים להציג את מסך החשבונית המבוקש. סימון רשימה יאפשר להדפיס דוח המכיל את רשימת כל החשבוניות המופיעות על המסך על פי הקריטריונים שנקבעו בסינון נתונים ועל פי סדר המיון שנקבע. סימון העתקים יאפשר להדפיס ברצף את כל החשבוניות המופיעות ברשימה. "סגור" חשבונית סגורה תהיה כזו אם התקבל תשלום עבורה. הסטאטוס סגור יכול להיקבע באופן ידני או באופן אוטומטי בעת הוצאת קבלה ע"י שימוש בלחצן "נתונים מחשבונית". מיונים - ניתן למיין את נתוני החשבונית עפ"י כל אחד מהטורים. לחיצה ראשונה עם העכבר על הכותרת תמיין בסדר עולה, לחיצה שנייה תמיין בסדר יורד טיפ- להפקת דוח תקבולים חזויים מיינו לפי שדה תאריך תשלום וסננו עפ"י חשבוניות פתוחות בלבד. 27

28 העתקי חשבוניות/קבלה מסך העתקי חשבוניות/קבלה מציג את כל המסמכים שהופקו במערכת בין תאריכי הסינון. מסך זה פועל באופן זהה להעתקי חשבוניות. להסבר נוסף אנא עיין בהסבר על העתקי חשבוניות - בעמוד. 27 העתקי קבלות מסך העתקי קבלות מציג את כל הקבלות שהופקו במערכת בין תאריכי הסינון. העתקי חשבונות עסקה מסך העתקי חשבונות עסקה מציג את כל חשבונות העסקה שהופקו במערכת בין תאריכי הסינון. טיפ- להפקת דוח תקבולים חזויים מיינו לפי שדה תאריך תשלום וסננו עפ"י חשבוניות עסקה פתוחות בלבד. העתקי הצעות מחיר/הזמנות. מסך העתקי הצעות מחיר/הזמנות מציג את כל הצעות המחיר/הזמנות שהופקו במערכת בין תאריכי הסינון. גם מסכים אלו עובדים באופן זה להעתקי חשבוניות. להסבר נוסף נא עיין בהסבר על העתקי חשבוניות - בעמוד 27 28

29 העתקי תעודות משלוח מסך תעודות משלוח מציג את כל תעודות המשלוח שהופקו במערכת בין תאריכי הסינון. העתקי הזמנות רכש מסך העתקי הזמנות הרכש מציג את כל הזמנות הרכש שהופקו במערכת בין תאריכי הסינון. מסך זה פועל באופן דומה להעתקי חשבוניות למעט השם בסינון המתייחס לשם ספק. להסבר נוסף אנא עיין בהסבר על העתקי חשבוניות - בעמוד 27. העתקי תעודות רכש מסך תעודות רכש מציג את כל תעודות הרכש שהופקו במערכת בין תאריכי הסינון. המסך יוצג במידה ובחרתם בפרטי עסק/הגדרות (עמוד 48) העתקי חשבוניות רכש מסך חשבוניות רכש מציג את כל חשבוניות הרכש שהופקו במערכת בין תאריכי הסינון. 29

30 הפקת חשבוניות מתשלומים דחויים במסך זה תופענה כל התקבולים שלא הוצאו כנגדן חשבוניות. הכנסת רשימת ההמחאות מראש תאפשר בלחיצת כפתור להפיק חשבוניות לכל הלקוחות פעם בחודש. (תשלומים שנרשמו בחשבונית מס קבלה לא יופיעו גם אם נרשם מועד פירעון עתידי) סימון "הפקת חשבוניות" והדפסה יאפשר להפיק חשבוניות לכל השורות ברשימה. בדוגמה שבאיור יופקו באופן אוטומטי 9 חשבוניות. מקור רשימה זו היא בפרוט התשלומים דחויים שנרשמו בקבלות. את הרשימה ניתן לסנן עבור תקופה מבוקשת. "סינון נתונים" מציג את הקבלות שתאריך התשלום הינו בין התאריכים. הלחצנים מימין לכל שורת תשלום מאפשרים להציג את הקבלה שבה התשלום מופיע. שלוש אפשרויות להפקת חשבוניות מתשלומים דחויים. 3. שליחת קבצי PDF בדוא"ל 1. הדפסת החשבוניות 2. הפקת קבצי PDF השולחים חשבוניות בדוא"ל יעזרו לחצן זה לצורך הגדרת תיבת דואר השולח כמפורט בעמוד 22 ניתן להפיק חשבוניות רק לחלק מרשימת התשלומים על המסך ע"י הסרת ה" " מתיבת הסימון "הפקה" הלחצנים "סמן הכול" ו "הסר סימונים" מקלים על הסימון כאשר יש מספר רב של שורות תשלומים. מיון: ניתן למיין את השורות בלחיצה על כותרת הטור המבוקש. שדה ה'תיאור' בחשבונית יילקח משדה ההערות בקבלה בה נרשם התשלום. תאריך החשבונית יהיה התאריך שבו הופקה החשבונית

31 לוח שנה ויומן מרפאה את פעילויות העסק עפ"י המועדים השונים ניתן לרשום בלוח השנה. ניתן לקבוע מאפיינים ייחודים לכל אירוע בעזרת לחיצה כפולה עם העכבר על האירוע לשינוי צבע האירוע שנה את השדה 'תווית' עפ"י הצורך ניתן ליחס פגישה ללקוח ואף לתמחר אותה. סך העלויות יסוכמו בכרטיס אירועי הלקוח כפי שמוצג בעמוד 35 ניתן לתעד את האירועים ביומנים שונים ולהציג את כולם או את היומן הנבחר. בעזרת הלחצן נעדכן את רשימת היומנים בעסקית. טיפים: דרך פרטי הפגישה ניתן לשלוח אוטומטית תזכורת SMS בעזרת הלחצן לפתיחת לוח השנה: Ctrl+Y לחיצה כפולה עם העכבר בשדה 'בחר יומן' או לחיצה על תחזיר את תצוגת היומן למצב ברירת המחדל. למחיקת כל האירועים בלוח השנה: Ctrl+Shift+D יומן מרפאה עפ"י הכללים במקצועות מסוימים כרופאים ומטפלים לעתים נדרש תיעוד זימון תורים לטיפולים ללא אפשרות מחיקה של טיפולי עבר. דרך טופס תחזוקה/ PDF => דואל/ PDF סמנו יומן מרפאה ב"מקור נתוני לוח השנה". את אירועי העבר לא יהיה ניתן למחוק אולם יהיה ניתן להוסיף פרטים עפ"י הצורך בעזרת לחיצה כפולה עם העכבר על האירוע. 31

32 דוחות את מרבית דוחות מערכת "עסקית" נפיק ממסך זה. את כל הדוחות ניתן לייצא לוורד, וקיימת תוכנה תואמת. את הדוחות ניתן לסנן בעזרת הכלים הבאים: אקסל לפקסס וליצור קובץ PDF במידה "סמן חודש", "סמן חודשיים", "בחר השנה", " בחר שנה קודמת" - לחצנים המכניסים אוטומטית תאריכים, למשל: הוקלד 04/04/2013 לחיצה על "סמן חודשיים" תכניס לתיבות תאריך התחלה 01/04/2013 ולתיבת תאריך סיום 31/05/2013. ניתן להפיק דוחות ללקוח בודד לסעיף הכנסה או לסעיף הוצאה מבוקש ע"י בחירה בתיבות המתאימות. בעלי אקסס 2007/2010 ייהנו מתאריכון שיסייע בהכנסת התאריך רשימת הדוחות: דוח מע"מ - דיווח חודשי או דו חודשי על תשלומי מע"מ דוח מקדמות מס - מחשב את מקדמות המס שיש לשלם. ריכוז הכנסות (חשבוניות וקבלות) וחובות לקוח כולל יתרת חוב (ניתן לבחור רק לקוחות עם יתרת חוב שונה מ 0). הכנסות לפי חודשים - סיכומים חודשיים של ההכנסות. ניתן לחיתוך גם ברמת לקוח. הכנסות לפי סעיף אם נקבעו סעיפי הכנסה במסך סעיפי הכנסות והוצאות, ירוכזו ההכנסות עפ"י הסעיפים השונים. תקבולים עתידים. רשימת תקבולים עתידיים כפי שנרשמה בפרטי הקבלות. ריכוז הוצאות - דוח מרכז של התשלומים שנרשמו במערכת. הוצאות לפי חודשים - דוח תשלומים מפורט עם סיכומים חודשיים. ההוצאות מוצגות בדוח עפ"י סדר הקלדתם. הוצאות לפי סעיף - דוח תשלומים מפורט עם סיכומי הסעיפים. הוצאות שלא שולמו - דוח מפורט המציג את כל התשלומים שלא סומנו כשולמו בטופס רישום הוצאות. רשימת חייבים ממסמכים פתוחים - מציג את סך החשבוניות הפתוחות ללקוח כנגד סך תשלומי הלקוח הפתוחים כפי שמופעים בפרטי הקבלות. תזרים מזומנים דוח המציג את התקבולים העתידיים כנגד ההוצאות השונות עפ"י תאריך התשלום בפועל. רשימות כל מסמכי עסקית שהופקו במערכת כגון: חשבוניות, חשבוניות/קבלות, קבלות, חשבוניות עסקה, הצעות מחיר, תעודות משלוח והזמנות רכש. הדוחות יכללו גם נתונים על שנים קודמות. השוואת חשבוניות עסקה מול קבלות שהוצאו ללקוח. דו"ח רווח והפסד. ריכוז מכירת פריטים בחשבוניות בתעודות משלוח הזמנות/תעודות משלוח רכש ובחשבוניות רכש דוח המרכז את רשימת הפריטים שנמכרו/נקנו, המחיר הממוצע וההכנסה/הוצאה הכספית לכל מוצר. ריכוז אמצעי תשלום. דוח מרכז המציג סיכום אמצעי תשלום כמזומן שיקים וכרטיסי אשראי לתקופה מסוימת. רשימת שיקים שהודפסו. דוח שיקים בחתך תאריכים ספקים ופרויקטים/סעיף הכנסה כפי שנרשמו במסך ההוצאות. דוח שקים קופה - מציג את כל הצ'קים שנרשמו במערכת בקבלות השונות ועדיין לא הופקדו. 32

33 דוחות נוספים: רשימת מסמכים מכל אחד ממסכי ההעתקים. דוח רשימת לקוחות ממסך לקוחות. כרטיס לקוח ממסך לקוחות. כרטיס ספק ממסך ספקים. כרטיס פעילות ממסך לקוחות וממסך ספקים. דוח רשימת ספקים ממסך ספקים. דוח תזכורות/משימות לביצוע ללקוחות וספקים. דוח פגישות מפורט ללקוח או לתקופה מסוימת לכלל הלקוחות. היסטוריית תנועות פריט במודל המלאי. טופס 6111 דוח רווח והפסד במבנה שנקבע ע"י מס הכנסה (מתפריט עסקית). מערכת דוחות חיובים בכרטיסי אשראי כתובת אתר מערכת הדוחות: או 33

34 לקוחות נתוני לקוח CRM ניהול אחת הדרכים להכניס לקוחות חדשים למערכת היא לרשמם במסך זה. (ניתן גם דרך כל מסמך חדש) שדה "שם" הינו שדה חובה. אין חובה להכניס נתונים בשאר השדות. נוכל לאתר לקוח במהירות בעזרת 2 השדות ל "איתור לקוח" לאחר שבחרנו לקוח נוכל להציג את "רשימת החשבוניות", "רשימת הקבלות", "רשימת חשבונות עסקה", "הצעות מחר/הזמנות" ו"תעודות המשלוח" שלו בעזרת הלחצנים המתאימים. יתרת הלקוח תסכם את ההפרש בין החשבוניות והקבלות בנוסף ליתרת הפתיחה. לחצני "המדפסת" מאפשרים להציג את רשימת הלקוחות בסדר א'-ב'. "בנק" "מספר סניף" ו"מספר חשבון" יוכנסו אוטומטית לפרטי הקבלה בעת בחירת הלקוח. מחירון ללקוח: בעת הכנסת פריטים במחירון ניתן לקבוע 4 מחירים שונים. בשדה זה יקבע מה המחיר לפריט שיישלף בעת הפקת מסמך חדש דוגמת חשבונית. % הנחה מהמחירון ממחירון הלקוח שנקבע ניתן להוסיף שיעור הנחה קבוע. כרטיס לקוח בכרטיס הלקוח תרוכזנה כל הפעילות הכספית של הלקוח ב 4 חתכים שונים: חשבוניות מול קבלות חשבוניות עסקה מול קבלות + חש' מס/קבלה הצעות מחיר מול קבלות + חש' מס/קבלה תעודות משלוח מול קבלות + חש' מס/קבלה הוצאות בגין לקוח במידה וסימנתם ההגדרות (עמוד 48) יוצגו ההוצאות במסך זה. בטופס 34

35 סימון "מסמך חדש" יאפשר להפיק מסמכים חדשים כחשבוניות וקבלות ישירות מטופס הלקוחות. סימון "העתקים" יאפשר להציג את ההעתקים שהופקו בעבר ללקוח. לחצן חיפוש והחלפה: לפתיחת מסך חיפוש והחלפה עמוד על השדה המיועד לחיפוש למשל "חברה" ולחץ על הלחצן. באפשרותכם לאתר נתונים ולהחליפם באחרים. שימו לב שפעולת ההחלפה אינה ניתנת לביטול. הוספת לקוח חדש מחיקת לקוח מהמערכת יצוא לקוחות לאקסל יבוא רשימת לקוחות מאקסל איחוד לקוחות הדפסת מעטפה (11*23) רשימת אירועי לקוח רשימת תזכורות Ctrl+M מסך תזכורות ניהול משימות ללקוחות ספקים ועובדים לצורך ניהול יעיל של פעולותינו ניתן לרכז את כל המשימות לביצוע שנרשמו במסכי הפעילות של הלקוחות השונים. כל המשימות במסך זה ממוינות עפ"י תאריכי התזכורת. ניתן לסנן את הנתונים עפ"י כל אחד מהשדות המוצגים להלן. כברירת מחדל יוצגו התאריכים לשבוע הקרוב. - לחיצה כפולה על התווית "מתאריך" תציג את נתוני החודש הקודם - לחיצה כפולה על התווית "עד תאריך" תציג את נתוני החודש הנוכחי רשימת אירועים (כפי שנרשמו בלוח השנה) רשימת האירועים ללקוח נגזרת מלוח השנה במידה ובחרתם לייחס את האירוע ללקוח (הסבר בעמוד 31) טופס רשימת האירועים יסכם את משך הפגישות והעלות כפי שתומחרו בלוח השנה. מכאן גם ניתן לשנות פרטים באירוע ואף למחוק אותו מלוח השנה. 35

36 קטגוריות ואנשי קשר - לקוחות הקטגוריות בעסקית הן רשימת ערכים המאפשרות להציג את הלקוחות בעלי מכנה משותף. בעזרת הלחצן ניתן להציג את הלקוחות והקריטריונים. ניתן לסנן את הלקוחות עפ"י 3 קריטריונים בשילוב התנאים 'או' / 'וגם' לכל לקוח ניתן לצרף אנשי קשר ללא הגבלה טיפ - הדפסת רשימת אנשי הקשר תציג את פרטי העסק בנוסף לאנשי הקשר. הוראות הקבע בכרטיס אשראי ולמס"ב ירשמו בכרטיס הלקוח. ניתן בלחיצת כפתור לייצר את רשימת הוראות הקבע לטופס המתאים כמפורט בעמוד 52 הוראות המסומנות כ'לא פעיל' או תאריך אחרון לחיוב קודם לתאריך הנוכחי לא יועברו למסך הוראות הקבע. (לחילופין ניתן לייבא את רשימת הוראות הקבע מאקסל) 36

37 שליחת הודעות SMS לקבוצות וליחידים עסקית מאפשרת בקלות לשלוח הודעות SMS ישירות מתוך מסך הלקוחות ליחידים ולקבוצות נבחרות. מחירי ההודעות הם הנמוכים בישראל: לרישום וקבלת שם משתמש פנו לתמיכת עסקית שם המשתמש והסיסמה ירשמו בפרטי עסק/הגדרות כמפורט בעמוד 50. לחצן פתיחת מסך שליחת SMS (מסרונים) לקבוצת לקוחות ניתן להגדיר: טלפון השולח (בחירה מרשימה) תוכן ההודעה הודעות מעל האורך המותר יקוצצו: פלאפון 126 תווים שאר החברות 70 תווים להודעה. (הקלדה חופשית או מתוך רשימת הודעות) תאריך ושעת משלוח ההודעה בחר קבוצת SMS הצגת קבוצת לקוחות נבחרת בלבד עפ"י ההגדרה במסך הלקוחות. ניתן לסמן את כל הלקוחות המוצגים על המסך או חלקם ע"י גרירת העכבר או בשילוב הלחצנים Ctrl ו Shift הלחצן "שלח "SMS שולח את ההודעה לכל הלקוחות שסומנו. משתמשים רשומים יוכלו לראות במסך הניהול ההודעות שנשלחו מועד השליחה ולמי. בכתובת באינטרנט את כל ניתן לשלוח SMS ליחיד או לקבוצה מטופס הלקוחות בעזרת לחצן "SMS" הצמוד לשדה הטלפון הנייד ניתן לשמור הודעות בעלות נוסח קבוע ולשלוף אותן עפ"י הצורך. ניתן לשלוח הודעות ארוכות שיתקבלו כמסרון אחד, אולם העלות תהיה על פי כמות התווים. כל 70 תווים יחשבו למסרון אחד. ניתן להעתיק רשימת טלפונים מאקסל למסך זה לשדה "רשימת טלפונים של נמענים" ע"י העתקת הרשימה באקסל והדבקתה בעזרת צירוף מקשים "CTRL+V" 37

38 ניהול תזכורות/פעילויות הלקוח, הספק ואיחוד לקוחות במסך הלקוחות ניתן לרשום את כל הפעילות שהתבצעה עם הלקוח. כפגישות, שיחות טלפון, סיכומים שבוצעו וכו'. באופן דומה מתוך מסך הספקים (עמוד 39) ניתן לרשום את כל פעילויות הספקים והעובדים דוגמת שעות עבודה, ולהפיק דוח בהתאמה לנתונים שיוצגו על המסך. טיפ: במידה ורשמתם כמות ומחיר ניתן יהיה להעבירם לחשבונית ושאר מסמכי הלקוח בעזרת לחצן קבלת נתונים. רישום תאריך תזכורת יאפשר לרכז את כל הפעילות עפ"י התאריכים במסך התזכורות שהוצג בעמוד 35. לחיצה על הכפתור לשמאל 'לפי סוג הפעילות' תאפשר לעדכן את סוגי רשימת הפעילויות. ניהול הפעילות והתזכורות לכלל הלקוחות והספקים בנוסף לאייקון גם קיצור המקשים Ctrl+M מהמסך הראשי יאפשר לנו להפיק דוחות פעילות בחתכים שונים. דוגמאות לשימושים במערכת ניהול הפעילות: יומן רופא/פסיכולוג, ניהול מנויים, מועדוני לקוחות, עסקים למסנני מים או מזגנים, ניהול מעבדות מחשבים, חברת שליחויות, חברת הובלות ועוד מגוון רב של עסקים. איחוד לקוחות פעמים בשמות לעתים נוסיף בשגגה לעסקית אותו לקוח מספר הנתונים דומים. עסקית מאפשרת להעביר את כל ללקוח אחד. פעולת העברת הנתונים אינה ניתנת לביטול לכן רצוי לגבות את הנתונים לפני הפעולה. המסמכים עצמם לא ישונו אלא רק ישויכו ללקוח הנבחר. 38

39 ספקים ספקים חדשים נכניס למערכת בעזרת מסך זה. בדומה למסך לקוחות נוכל להוסיף, למחוק ולאתר ספק מסוים ואף להדפיס את רשימת הספקים. לאחר בחירת הספק נוכל להציג את כל הזמנות הרכש חשבוניות הרכש וכרטיס הספק שלו. בדומה ללקוחות גם כאן ניתן לרשום פעילות ספקים, שעות עבודה תזכורות לחלק לקטגוריות ולהפיק הוראות קבע. ניתן להדפיס את רשימת השיקים שהודפסו לפקודת הספק בשנת הכספים הנוכחית ובכל שנות פעילות הספק. הדפסת שיק לספק ממסך הספקים ניתן להדפיס שיק עבור הספקים שברשימה. כברירת מחדל יירשם סיכום כל ההוצאות שלא סומנו כ"שולם" במסך רישום ההוצאות. בדוגמה שלפנינו סך ההוצאות הפתוחות לספק שנבחר

40 הפקדות את הכספים המופקדים לחשבון הבנק נוכל לרשום במסך זה. כל התקבולים שנרשמו בקבלות יוצגו במסך ההפקדות. לאחר בחירת התקבולים בעזרת לחצן ההדפסה יירשמו ההפקדות במערכת. את התקבולים נפקיד לאחד מחשבונות הבנק. טופס עדכון והוספת חשבונות הבנק 40

41 בכל עת נוכל להציג ולהדפיס את ה'הפקדות שבוצעו' בעזרת סינון הנתונים. ניתן להציג הפקדה היסטורית מתוך רשימת ההפקדות בעזרת לחצן זה נוכל לבטל הפקדה. במצב 'הפקדות שבוצעו' או להסיר את התקבול מהרשימה המיועדת להפקדה. סינון ואיתור תשלומים ניתן לסנן את נתוני ההפקדות לפי כל אחד מהשדות לעיל למשל לפי מספר שיק. 41

42 סעיפי הכנסות והוצאות את קבוצות ההכנסות וסוגי התשלומים השונים של העסק נגדיר במסך זה. תהליך זה הוא חד פעמי. מספרי הסעיפים השונים יהיו בין 1 ל סעיפי ההכנסות יהיו ביו 1 ל 99. ובין 1000 ל 9999 במקרה של ריבוי פרויקטים (צבע לבן) - תשלומים שוטפים כטיפול ברכב, חשמל, שכר דירה וכו יקבלו מספר סעיף בין 100 ל 599 על פי בחירתכם. (צבע כחול) - תשלומים עבור רכוש קבוע כרכישת ריהוט או מחשב יקבלו סעיפים בין 600 ל 899. (צבע כתום) - סעיפים לא להנהלת חשבונות (צבע אדום) לכל סעיף וסעיף יקבע אחוז המע"מ המוכר כגון :מע"מ מלא, 2/3 מע"מ, 1/4 אחוז המע"מ באופן ידני במסך רישום ההוצאות. שיוך לספק כרטיס ספק. מע"מ וללא מע"מ. בכל מקרה ניתן לשנות את ניתן לשייך הוצאה לספק מסוים. שיוך זה יאפשר בין השאר להדפיס שיקים לספק על פי מספר ההוצאה ולהפיק רשימה זו היא דוגמה בלבד וכמובן אינה מחייבת. כל עסק אמור להתאים את רשימת סוגי ההוצאות לפעילות העסק. סוג PCN874 לצורך הפקת קובץ PCN874 למע"מ עליכם לרשום כל הוצאה עפ"י הסיווג המתאים שיקבע במסך זה. החל משנת 2011 מרבית העסקים במשק יהיו חייבים בהגשת דוח זה. פרטים נוספים באתר מס הכנסה. טופס 6111 החל משנת המס 2005, נוסף נספח חדש לדוחות השנתיים המוגשים לרשות המסים ובו מפורטים סעיפי הדוחות הכספיים. במסגרת זו יפרט כל עסק את סעיפי הדוחות הכספיים (דוח רווח והפסד, מאזן, ודוח התאמה לצורכי מס) בטופס מי חייב/פטור מהגשת הטופס הדרישה להגשת הטופס תחול על כלל בעלי העסקים, למעט ענפים חריגים. בין יתר הענפים הפטורים ניתן למנות, מלכרי"ם, קבלנים, בנקים, חברות ביטוח וחקלאים. בנוסף, ניתן פטור מדיווח לעסקים בעלי מחזור הקטן מ 300,000 כולל מע"מ. בעזרת מסך זה ניתן לבצע התאמה בין סעיפי ההוצאות הרגילים לסעיפי טופס באופן כזה נוכל מצד אחד להגדיר את סעיפי ההוצאה הנוחים לנו ומצד שני לבנות את טופס 6111 לפי דרישות מס הכנסה. לאחר ביצוע ההתאמה תוכלו בלחיצת כפתור להפיק את הטופס (דוח) 6111 ממסך הדוחות. הסברים נוספים אתר מס הכנסה : דף הטפסים של מס הכנסה: 42

43 אחוז מע"מ מקדמות ומט"ח במסך זה יקבע שעור המע"מ הקבוע בחוק. עדכנו את שיעורי המע"מ והתאריכים בהתאם להנחיות משרד האוצר. עסקית תציג את שיעור המע"מ הרלבנטי בהתאם לתאריך הרשום במסמך או בהוצאה. במידה ואתה נדרש לשלם מקדמות מס במקור יש לקבוע: 1. האם תשלום המקדמות חודשי או דו חודשי? קביעה זו חשובה לצורך דוח מקדמות המס. 2. סימון הצגת ניכוי מס במקור יאפשר להציג בחשבונית מס/קבלה ובקבלה את שדה ניכוי מס במקור. אם שיעור ניכוי המס הוא 0 מומלץ להסיר את ה" V " מט"ח עסקית מעדכנת את שערי המטבעות היציגים האחרונים הידועים כפי שנקבעו ע"י בנק ישראל (נדרש חיבור לאינטרנט) ניתן להקליד שערים שונים עפ"י הצורך. שער המטבע הנבחר יוצג באופן אוטומטי בכל עת שנכנס למסמך חדש דוגמת חשבונית. לשם עדכון אוטומטי, במידה והמחשב מחובר לאינטרנט, מומלץ לבחור באופציה 'עדכן בעת פתיחת עסקית'. מקדמות רשום במסך זה את שיעורי מקדמות המס כפי שנמסרו לך בפנקס מקדמות המס. 43

44 מחירון / רשימת פריטים / ניהול מלאי ומחסנים במסך זה יקבע אם ננהל את כמויות המלאי של המוצרים שברשותנו. 3 אפשרויות תצוגה. 1. ללא מלאי ומקט"ים 2. הצג מקט"ים בלבד 3. הצג מלאי ומקט"ים מחירון פריטים ללא ניהול מלאי כל מוצרי העסק ומחירם ירשמו כאן. בעת הקלדת שם מוצר במסמך חדש כגון חשבונית יוצג המחיר הרשום במחירון. מחיר זה ניתן לעדכון. ניתן לעדכן את המחירים במהירות למשל במקרה ותרצו להוסיף למחירים מע"מ. בעזרת קיצור המקשים Ctrl+Shift+5 תפתחו את המסך 'עדכון מחירים'. כל המחירים במחירון יוכפלו או יחולקו ב'מקדם השינוי'. לחילופין ניתן לייצא את המחירון לאקסל ולאחר העדכון לייבא את הנתונים חזרה. במידה ובחרתם בהגדרות שהמחירונים כוללים מע"מ תוכלו בטופס המחירון לקבוע באופן מדויק יותר האם כול המחירונים כוללים מע"מ או רק מחירוני מכירה ואילו מחירי קניה (ספקים) יהיו ללא מע"מ מחירון פריטים עם מע"מ חלקי במידה ובחרתם בהצגת מע"מ חלקי בטופס 'מבנה/לוגו/עותקים' (איור בעמוד 7) תוכלו לקבוע את החלק היחסי בו יחויב הפריט במע"מ. לדוגמה סלסלת שי קטנה המורכבת מפריטים החייבים במע"מ כגון יין ומפריטים הפטורים ממע"מ כפירות וירקות. ניתן לחלק את חבות המע"מ על פי שווי הפריטים: בגין היין 60% מהסלסלה תהיה חייבת במע"מ והשאר פטור. באופן דומה ניתן לקבוע שפריטים לא יהיו חייבים במע"מ כלל לדוגמה ביול חוזים, אגרות בתי משפט וכו'. דוגמה לחשבונית מעורבת באיור בעמוד 8. קביעת המחיר המחיר שיוצג בחשבונית יהיה 1 מתוך 10 המחירים (מחירון 1 עד 9 בש"ח או המחיר הדולרי ( כפי שנקבע במסך הלקוחות לאותו לקוח הספציפי. את ברירת המחדל למחירון שיוצג לכל הלקוחות יש לקבוע במסך פרטי העסק/הגדרות. בנוסף ניתן לקבוע ללקוח (במסך הלקוחות) אחוז הנחה נוספת על המחיר שנירשם באחד המחירונים. מחיר ספק יוצג בהזמנת הרכש. את הפריטים ניתן לחלק לקבוצות ע"י מתן שם לקבוצה. חלוקה זו תקל על מיון, סינון ועדכון המחירים. כל מוצר ניתן להגדירו כסגור ע"י סימון. מוצר שהוגדר כסגור לא יוצג ברשימה הנגללת במסמכים החדשים. מוצרים סגורים יהיו בדר"כ כאלה שאין במלאי או סוג של שרות שלא מסופק יותר. פריט זה לא ימחק (בעזרת לחצן פח האשפה) כיוון שיתכן שנרצה לשוב ולמכרו בעתיד. בעזרת סינון הנתונים נוכל להציג רשימה חלקית של פריטים ע"י סינון בחתך של קבוצה ובחתך של פריט מוצג/פריט מוסתר. 44

45 ניהול מלאי ומחסנים הצגת מודל מלאי ומק"ט (מספר קטלוגי) תאפשר לחשב את כמות המלאי ושוויו המעודכן. השדה מק"ט יוצג בכל מסמכי התוכנה. המסמכים המעדכנים את המלאי: חשבונית, חשבונית מס/ קבלה, תעודת משלוח, תעודת החזרה (הגדלת המלאי), תעודת משלוח רכש (הגדלת המלאי), תעודת החזרת רכש, חשבונית מס רכש, חשבונית מס רכש זיכוי (הגדלת המלאי), חשבונית עסקה (אם כך הוגדר ב"פרטי עסק/הגדרות") מסמכים אלו לא ישנו את כמות המלאי עם הנתונים יובאו ממסמך אחר, למשל חשבונית שנתוניה התקבלו מתעודת משלוח לא תשנה את רמת המלאי. הצגת תעודת משלוח רכש תיקבע במסך 'פרטי עסק הגדרות' => 'הגדרות' => בסעיף 'כותרת להזמנה/ת.מ. רכש' עדיין יהיה ניתן להפיק הזמנות רכש והעתקים דרך תפריט עסקית (פינה ימנית למעלה או שמלית בגרסה אופיס האנגלית) ספירת מלאי תבוצע בדרך כלל בתחילת כל שנה בדרכים הבאות: עדכון הפריט דרך טופס המחירון יבוא נתונים מאקסל שווי המלאי עפ"י המחירונים השונים: לחצן האקסל יציג את הפריטים והכמויות במחסנים השונים. לחצן היבוא לעדכון הנתונים מקובץ האקסל. סינון פריטים בעזרת סינון הנתונים נוכל להציג רשימה חלקית של פריטים ע"י סינון בחתך של קבוצה, מחסן ובחתך של פריט מוצג/פריט מוסתר. ניתן להדפיס את רשימת הפריטים/מוצרים של העסק בכל מיון או חתך שיבחר. בחירת '<<הכול מפורט>>' תציג את רשימת הפריטים וכמויות במחסנים השונים. מחסנים ניתן להוסיף רשימה בלתי מוגבלת של מחסנים או להסתפק במחסן אחד בלבד. 45

46 שיוך ללקוח יציג את 'מחסן היעד' למשלוח כברירת מחדל בתעודת המשלוח. ישמש בדר"כ עבור ניהול מכירות בקונסיגנציה. עדכון כמויות פריטים העברה בין מחסנים ודוחות בעזרת הלחצן המופיע בסוף שורת נתוני הפריט נוכל להציג את נתוני הפריט ולקבוע את הכמויות במלאי ולהעביר פריטים בין מחסנים. מכירה בקונסיגנציה- המוכרים בקונסיגנציה ישתמשו באופציה של העברה בין מחסנים (או בתעודת משלוח) ויוכלו בהמשך להפיק דוחות על יתרת כמויות הפריטים בכל אחד מהמחסנים. נתוני הפריט בהרחבה מחירונים 4 עד 9 ופרטים נוספים שלא קיימים במסך המחירון הראשי יוקלדו כאן. מספר הברקוד יהיה שונה מהמק"ט ומאפשר הוספה מהירה של פריטים לחשבונית במידה וקיים סורק ברקוד בעסק. למעבר שורה אוטומטית בחשבונית או בכל מסמך אחר הקפידו לסמן 'שימוש בקורא ברקוד' בפרטי העסק כמפורט בעמוד 48 היסטוריית תנועות הפריט הצגת היסטוריית פריט בכל המחסנים הכמות המוצגת היא סיכום הכמויות בכל המחסנים הצגת היסטוריית פריט במחסן בודד הכמות המוצגת היא במחסן הנבחר בלבד 46

47 פרטי עסק/הגדרות פרטי העסק יוכנסו לאחר התקנת התוכנה ויודפסו במסמכי החשבוניות והקבלות. ניתן להיכנס למסך פרטי העסק רק לאחר רכישת רישיון לתוכנה וקבלת קוד מתאים מתמיכת 'עסקית'. קביעת סוג העסק תאפשר הצגה מתאימה בפרטי החשבונית. עוסק מורשה ע.מ., עוסק פטור ע.פ., חברה בע"מ ח.פ. או עמותה/מלכ"ר עמותה. עסקית מאפשרת לקבוע את המספר הראשון של כל המסמכים במערכת. לחיצה על לשונית "מספר התחלה" תאפשר לשנות את המספרים. לאחר הפקת המסמך הראשון לא תהיה משמעות לשינוי מספר ההתחלה. 47

48 במסך זה ניתן להוסיף הערה קבועה לכל אחד מהמסמכים החדשים המופקים בתוכנת עסקית בעברית ובאנגלית. ניתן לעצב את ההערות עפ"י הצורך: שינוי גופן, צבע וכו'. הגדרות: מודל מלאי ומק"טים הפעלת מודל המלאי בתוכנת עסקית. המחירים המוצגים במסמך במחירון כוללים מע"מ כל המחירים במסמכים השונים יכללו מע"מ. בעזרת הלחצן נוכל לקבוע לגבי כל מסמך ומסמך אם המחירים מע"מ מחירון ברירת המחדל: בעת הוספת לקוח חדש ניתן לקבוע מה יהיה מחירון ברירת המחדל שיוצג בפרטי הלקוח - מחירון 1 ב או מחירון דולרי. תנאי תשלום ברירת מחדל: תנאי התשלום שיופיעו בעת הוספת לקוח חדש. סעיף הכנסה: סעיף ברירת המחדל אליו תשויך החשבונית. שינוי כותרות למסמכי הצעת מחיר וחשבונית עסקה. עיגול לשקלים שלמים: כל נתוני הסה"כ במסמכים כברירת מחדל יעוגלו לשקלים שלמים. המחיר המוקלד כולל מע"מ: אופציה זו תסומן באופן אוטומטי במסמכים חדשים. הדפסה באנגלית היא ברירת המחדל: אם מרבית המסמכים שאתם מפיקים הם באנגלית סמנו אופציה כברירת מחדל. הוספת תיאור אוט' למחירון: בעת הקלדת תיאור פריט בחשבונית או בכל מסמך אחר, יתווסף התיאור אוטומטית למחירון. מספר שלם בשדה הכמות במסמכים: לא יוצגו ספרות אחרי הנקודה בשדה כמות. הדפסת חתימה במסמכים: הוספת שם חותם המסמך כפי שנרשם הפרטי העסק. הדפסת טלפון וע.מ. הלקוח במסמכים: עפ"י תקנות מס הכנסה החדשות חלק מהעסקים נדרשים לרשום ע.מ הלקוח בחשבונית. שימוש בקורא ברקוד: מעבר לשורה חדשה באופן אוטומטי במסמכי הלקוח בעת שימוש בקורא/סורק ברקוד. הדפסת תאריך עברי: באופן אוטומטי יודפס התאריך העברי לצד התאריך הלועזי בכל המסמכים וההעתקים. הדפסת שעה במסמכים: שעת הפקת המסמך תודפס לצד התאריך. 48

49 מבנה / לוגו / עותקים: קביעת ברירת המחדל להצגת המסמכים והדוחות 'הצג מט"ח במסכים והסתר בהדפסות' ניתן לרשום בטופס החשבונית את שער המט"ח לצורך חישוב המחיר 1. בשקלים אולם המחיר במט"ח לא יודפס. 'הצג מט"ח במסכים ובהדפסות' החשבונית תודפס כפי שהוקלדה 2. 'הסתר מט"ח במסכים ובהדפסות' נתוני המט"ח לא יוצגו כלל. 3. 'מדפסת תרמית הסתר מט"ח' אם נבחרה מדפסת תרמית עבור מסמכי הלקוח ניתן יהיה להדפיס את המסמכים 4. במבנה המיוחד למדפסות אלה ברוחב של 80 מ"מ. (בעברית בלבד) 'הסתר מט"ח וכמות במסכים ובהדפסות' נתוני המט"ח ושדה הכמות לא יוצגו כלל. 5. מע"מ חלקי ללא מט"ח - הפקת חשבונית מעורבת עם וללא מט"ח והצגת הנחת פריט בכל שורה 6. מע"מ חלקי ללא מט"ח מדפסת תרמית - זהה לסעיף 6 כשמבנה ההדפסה תואם למדפסת תרמית. 7. שוליים: במידה ויש לך דף פירמה ניתן להתאים את השוליים להדפסה. לוגו: ניתן לבחור את שם הלוגו שיודפס לחילופין ניתן לבחור את קובץ הלוגו ברשימת העסקים. פרוט בעמוד 56. הדפסת לוגו על המעטפה: מאפשר לבטל את הדפסת פרטי העסק על המעטפה ולהשאיר את פרטי הלקוח. הדפסת לוגו לכל רוחב הדף: ניתן להדפיס לוגו לכל רוחב הדף. במקרה זה מחקו את פרטי העסק כיוון שיודפסו על הלוגו. שיוך הוצאה ללקוח: ברישום ההוצאות ניתן ליחס הוצאה ללקוח במקום לפרויקט ובהתאמה להציג דוח הוצאות עפ"י לקוח. הדפסות: תוכנת עסקית מאפשרת לקבוע מדפסות שונות למסמכי הלקוח ולדוחות. למשל ניתן לקבוע: PDF מסמכי הלקוח יודפסו במדפסת תרמית או כקבציי הדוחות השונים יודפסו במדפסת רגילה בדפי A4 עסקית מאפשרת להדפיס את מסמכי הלקוח במדפסת תרמית סטנדרטית. הסתר קווי רוחב: קווי הרוחב הכחולים בראש ובתחתית הדף לא יוצגו. מס' עותקים: כאן יקבעו מספר ההעתקים בנוסף למסמך המקור שיודפסו באופן אוטומטי בעת הדפסת מסמך חדש כגון חשבונית. ההעתקים יודפסו רק בעת בחירת האופציה הדפסה. תוכנת עסקית תתעלם מבחירה זו בעת הצגה לפני הדפסה. קביעת מדפסות לסוגי המסמכים השונים תוגדר במסך "גיבוי / PDF ומדפסות " פרוט בעמוד 55 פתח במרכז המסך: במסכים עם רזולוציה הגבוהה מ 1024*768 ניתן לקבוע שעסקית תיפתח כחלון במרכז המסך. מזג הזמנה והצעת מחיר: הסרת הסימון תאפשר להפיק כל הזמנה והצעת מחיר כמסמך בנפרד. 49

50 סיסמאות SMS כרטיסי אשראי ומס"ב תוכנת עסקית מאפשרת לחייב כרטיסי אשראי, להפיק קבצים למס"ב ולשלוח מסרונים SMS ישירות מהתוכנה. סיסמת כניסה לעסקית: כאן תיקבע הסיסמה לכניסה לתוכנת עסקית. קוד להדפסת שיקים: קוד המאפשר הדפסת שיקים לספקים ישירות מטופס רישום ההוצאות מספר מוסד וסיסמה למס"ב קוד האפשר ליצור קבצי חיובים וזיכויים למס"ב. יוכנס בתיאום עם התמיכה. הגדרת חשבון :SMS שם וסיסמת SMS יוכנסו בתיאום עם שרות התמיכה של עסקית ב שם משתמש כ.א., סיסמת מסוף כ.א., מספר מסוף כ.א.: שדות המיועדים לרוכשים חיובי הוראות קבע בכרטיסי אשראי. קובץ תוכנת כרטיס אשראי: הנתיב במחשב בו מותקנת תוכנת כרטיס האשראי בדר"כ C:\Wintrans\winTrans_net.exe יצוא לחשבשבת ניתן לייצא את נתוני עסקית לקובץ ASCII עבור תוכנת חשבשבת דוס וחלונות. הקבצים ישמרו בספריית ההתקנה של תוכנת עסקית. מומלץ לתאם את רשימת קודי הסעיפים עם רואה החשבון שלך את פעולת הייצוא לחשבשבת נפיק ממסך גיבוי/ PDF ומדפסות הערה: חשבון הלקוחות חייב להיות נומרי עפ"י דרישות תוכנת חשבשבת. 50

51 יבוא נתונים מתוכנת הנה"ח אחרת או מאקסל יבוא נתונים מתוכנת הנה"ח אחרת כל תוכנות הנהלת החשבונות בישראל מחויבות להפיק קובץ טקסט במבנה אחיד בשם BKMVDATA.TXT תוכנת עסקית מאפשרת להעביר את כול הנתונים מהקובץ הנ"ל. הנתונים שיועברו יהיו כל המסמכים חשבוניות קבלות תעודות משלוח וכו', ובנוסף רשימת לקוחות ספקים ומלאי. מתפריט 'עסקית' (פינה ימנית למעלה או שמאל בגרסה האנגלית) בחרו בפקודה 'יבוא נתונים' ופתחו את הקובץ הנ"ל יבוא מאקסל ניתן לייבא רשימת לקוחות ומחירון מקבצי אקסל. הקבצים המיובאים יהיו במבנה קבוע וזהים לקבציי האקסל שהופקו מתוך טופס הלקוחות וטופס המחירון. ייבוא הנתונים יתבצע ב 2 שלבים. 1. בחירת קובץ האקסל והעברתו לטבלת היבוא העברת הנתונים מטבלת היבוא לרשימת הלקוחות או למחירון.2 בעזרת לחצן זה נעביר את כל הנתונים המופעים ברשימה זו לטבלת הלקוחות. הערות: ייבוא נתוני לקוחות יוסיף לקוחות חדשים ללקוחות הקיימים. יבוא נתוני מחירון ימחק את המחירון הקיים ויבנה אותו מחדש עפ"י הרשימה המיובאת. גיבוי הנתונים לפני פעולת הייבוא חשוב כיוון שלא ניתן לבטל את פעולת הייבוא. 51

52 הוראות קבע בכרטיסי אשראי ויבוא מסמכים מאקסל (מטופס 'תחזוקה/ PDF ' בעמוד ( 22 עסקית מאפשרת בלחיצת כפתור לייבא רשימה גדולה של מסמכים ולשלוח אותם במייל חתומים דיגיטלית או להדפיסן. ניתן לייבא חשבוניות, חשבוניות מס/קבלה, קבלות וחשבוניות עסקה. דוגמאות לעסקים המשתמשים בפקודה זו: עורכי דין או יועצי מס המחייבים באופן חודשי (ריטיינר), בעלי אתרים לחנויות מסחר אלקטרוני, ספקי תוכן ועוד מגוון רחב של עסקים. מסמכי המקור יופקו בעברית או באנגלית עפ"י האפשרות שנבחרה אפשרויות יצירת המסמכים: 1. 'צור מסמכים ללא הדפסה' ישמש בדר"כ לתיעוד בלבד 2. 'צור מסמכים והדפס' בדקו שיש די והותר ניירות במדפסת. 3. 'צור מסמכים במבנה 'PDF כול המסמכים ישמרו בספריית PDF שהוגדרה. 4. 'צור מסמכים ושלח בדוא"ל' המסמכים ישלחו אוטומטית, חתומים דיגיטלית דרך OUTLOOK או.GMAIL מומלץ לבדוק את הגדרות הדואר (טופס תחזוקה/ PDF בעמוד 53) שדה שרת דואר יוצא (SMTP) הינו שדה חובה שאל את ספק האינטרנט לשם השרת אם לא ידוע. לדוגמה שרת smtp.gmail.com <== GMAIL הוראות קבע: לביצוע חיובים בכ.א. סמן את התיבה המתאימה. חיובים שלא בוצעו ירוכזו בקובץ אקסל בספריית עסקית לחיובים שלא בוצעו לא יופקו מסמכים. עסקית מאפשרת ליצור טוקנים (מספר חילופי לכרטיס האשראי). מספרי הטוקנים ישמרו בקובץ אקסל שייווצר בספריית ההתקנה של עסקית בתום הפעולה. יבוא הוראות קבע שנרשמו בכרטיס הלקוח. ניתן לייבא את כל הוראות הקבע או רק אלה השייכות לקטגוריה מסוימת שנקבעה בכרטיס הלקוח. סגירת הטופס הדפסת המסמכים שליחתם בדוא"ל וחיוב כרטיסי האשראי הגדרות דוא"ל יבוא נתונים מאקסל מחיקת כל נתוני המסך הערה חשובה: חובה לגבות את הנתונים לפני פעולת הדפסת המסמכים. פעולת ההדפסה אינה ניתנת לביטול וגם דמעות של חרטה לא יעזרו כאן. 52

53 הפקת קבצים למס"ב הוראות קבע המבקשים לחייב את לקוחותיהם או להעביר תשלומים לזכאים באמצעות הוראות למס"ב, יכולים להפיק את הקבצים הנדרשים דרך טופס תחזוקה/ PDF => הפקת קובץ למס"ב (Ctrl+Shift+H) במסך 'רשימת הוראות קבע' יוקלדו פרטי החיוב או הזיכוי. סוג התנועה במקרה של חיובים יהיה: 504 ובזיכויים: 6 מספר מוסד נושא ומוסד שולח ירשמו בתאום עם מס"ב. פרטים נוספים באתר ייבוא הו"ק מכרטיסי הלקוחות או הספקים גם לפי קטגוריות. מחיקת כל ההוראות מהמסך. ניתן לייצא את רשימת הוראות קבע לאקסל לצורך תיעוד או עיבוד ולייבאה בעזרת בחזרה. למניעת תקלות ודיווח על הוראות קבע שגויות באחריותכם לוודא שפרטי הלקוח כולל מספר בנק סניף וחשבון נכונים. רשימת בנקים וסניפים עדכנים ניתן למצוא באתר מס"ב בכתובת הקובץ הלחצן יצור את הקובץ המבוקש למס"ב בשם msv.001 בספריית ההתקנה של עסקית. לגישה מהירה לספריה לחצו Ctrl+I msv.001 ישודר למס"ב בעזרת תוכנה ייעודית המסופקת בתשלום ע"י מס"ב. הפקת קבלה מרכזת ללקוח או רישום ההוצאה מחיובי הוראות קבע. עסקית מאפשרת להפיק קבלה מרכזת לכל החיובים שבוצעו במהלך השנה ומייתרת את הצורך בהפקת קבלה לכל תשלום. במידה וסימנתם 'רישום הוראות קבע בטבלה מרכזת' במסך 'פרטי עסק/הגדרות' ירשמו כל הוראות הקבע שהופקו למס"ב והוראות הקבע שחויבו בכרטיס האשראי בטבלה מרכזת. מטופס 'תחזוקה/ PDF ' לחצו על בדוגמה שלפנינו יופקו 3 קבלות ל 3 לקוחות ויודפסו או ישלחו במייל אם עודכן מייל הלקוח בטבלת הלקוחות. רישום ההוצאות האוטומטי יבוצע בעת הפקת הקובץ למס"ב. שיעור המע"מ או סעיף ההוצאה יקבע עפ"י הרשום בכרטיס הספק. אם לא שויך לספק סעיף הוצאה בטופס 'סעיפי הכנסה הוצאה' כברירת מחדל סעיף ההוצאה יהיה

54 גיבוי/שיחזור/ייצוא לחשבשבת/ממשק פתוח/ PCN874 למע"מ גיבוי- פעולת הגיבוי יוצרת העתק לקובץ הנתונים בספריה בה הותקנה עסקית או בספרית הרשת בתוספת ציון תאריך ושעת הגיבוי. בסיום פעולת הגיבוי תתקבל ההודעה הבאה, המפרטת את שם קובץ הגיבוי וספרית השמירה. בדוגמה הנ"ל הגיבוי נוצר ב 01/01/2009 בשעה.10:41 שיחזור - פעולת השחזור מאפשרת לייבא חזרה למערכת את כל הנתונים מקובץ הגיבוי. פעולה זו יש לבצע בזהירות רבה, כיוון שכל הנתונים במערכת יוחלפו בנתונים מקובץ הגיבוי. אם פעולת השחזור נכשלה יש לוודא שקובץ הגיבוי קיים במחשב. נתוני לקוחות עסקית.נט, המשתפים את הנתונים דרך האינטרנט, ייובאו ויישמרו במחשב המקומי. ייצוא לחשבשבת כדי לייצא את הנתונים לחשבשבת. בחר תאריכים ולחץ על 'צור קובץ" או שלח ישרות במייל בעזרת לחצן המעטפה. לצורך פשטות הדיווחים ניתן לאחד את כל הלקוחות לכרטיס אחד ע"י סימון 'איחוד לקוחות לחשבון מרכז' את הקבצים שיופקו העבירו לרו"ח. movein.dat (דוס) movin.doc (חלונות) movein.prm heshin.dat (רשימת הלקוחות) heshin.prm kupain.dat (רשימת שיקים ומזומן מהקבלות) kupain.prm (מיועד לחשבשבת חלונות בלבד) סמן 'כולל הוצאות' אם ברצונך להעביר לחשבשבת גם את נתוני ההוצאות שנרשמו בעסקית. ייצוא ממשק פתוח/הפקת קבצים במבנה אחיד על פי תקנות מס הכנסה החל מ 01/01/2008 מחויבים המשתמשים בתוכנות הנהלת חשבונות להפיק קבצים במבנה אחיד שהוגדר ע"י רשות המסים. תוכנת עסקית מאפשרת ליצור את הקבצים ini.txt ו bkmdata.txt על פי הדרישות הנ"ל. פרטים נוספים ניתן למצוא באתר מס הכנסה בסעיף 'ביקורת ממוחשבת' בתת סעיף 'הפקת קבצים במבנה אחיד'. לאחר סיום תהליך יצירת הקבצים תקבלו את מסך ריכוז הנתונים המופיע משמאל. למעבר לספרייה בה נשמרו הקבצים ניתן ללחוץ על "פתח" 54

55 עסקית.נט - התקנת עסקית באינטרנט ניתן בעסקית לעבוד במקביל ממספר מקומות מרוחקים זה מזה. כל שנדרש הוא חיבור במהירות סבירה לאינטרנט. עדכון הנתונים הוא אוטומטי ומידי לכל המשתמשים. הנתונים "יושבים" בשרת SQL SERVER של עסקית בחוות השרתים המאובטחת בארץ בחברת בזק בינלאומי. לחבור לשרת, מלאו את הנתונים הנדרשים ב 'הגדרות שרת עסקית באינטרנט' בתאום עם מחלקת התמיכה ולחצו על 'קשר ל 'SQL הסבר נוסף באתר - מדפסות ניתן לקבוע מדפסות שונות לסוגי מסמכים שונים. הנחיות מפורטות להפקת קבצי PDF ושליחתם במייל בעמוד 22 הגבלת משתמשים עסקית מאפשרת להגביל חלק מפעולות המשתמשים כחסימת הגישה לדוחות העסק. הגבלת הגישה תקבע ע"י הפקודה "מסך פתיחה" בתפריט עסקית (איור בעמוד 4) - 0 המצב הרגיל. תצוגת מסך מלאה 1 מצב מוגבל תצוגת טופס לקוחות בלבד והפקת הצעות מחיר ותעודות משלוח בדיקת רציפות מספרי מסמכים תוכנת עסקית מאפשרת לבדוק רציפות מספרי המסמכים שהופקו. מהתפריט העליון => עסקית => בדיקה => הקלד

56 רשימת עסקים ועבודה ברשת מקומית. עסקית מאפשרת לעבוד עם מספר רב של עסקים ולשתף את העסקים בספריות הרשת המקומית או להיעזר בתוכנות ואתרי סנכרון קבצים כ Google Drive, SkyDrive או.DropBox. כברירת המחדל קבצי עסקית הנתונים ולוגו העסק ישמרו בספריה.C:\Iskit כדי להגדיר את רשימת העסקים או לשנות את ספריית ברירת המחדל וקבצי הלוגו היעזרו בלחצן לפתיחת המסך 'עדכון והוספת עסקים' הלחצן יאפשר לבחור את קבצי הנתונים והלוגו הרלבנטיים. כפי שצוין ניתן למקם קבצים אלה בספרית הרשת המשותפת למספר משתמשים או בספריית.DropBox שם קובץ הנתונים - iskit_data.mdb שם קובץ הלוגו logo.jpg ניתן לשנות את שמות הקבצים עפ"י הצורך. תאפשר לנו לקבוע מהו לחיצה על הפעיל. העסק נוכל לשכפל עסקים ולהעביר נתונים עפ"י הצורך. בעזרת אם העסק גדל ובחרנו לשנות את מעמד העסק מעוסק מורשה לחברה למשל נוכל להעביר את רשימת הלקוחות והמחירון למסד נתונים חדש. נוכל גם בקלות לנהל את שני העסקים במקביל. תאפשר לנו לקבוע את נתיב קובץ הנתונים וליצור קובץ חדש עם שם לחיצה על בחירתנו. רצוי ששם הקובץ יהיה באנגלית בלבד. עפ"י לאחר שמירת הקובץ העסק החדש יתווסף לרשימת העסקים. אין חובה ליצור עסק חדש. ניתן להיעזר בקבצי נתונים קיימים ולעדכן את הרשימה במסך 'עדכון והוספת עסקים'. התקנה ברשת מקומית. 1. התקינו את עסקית בכל המחשבים. 2. הקפידו לשתף לקריאה ולכתיבה את הספרייה בה יאוחסנו הקבצים לכל המשתמשים הרלבנטיים. 3. בחרו בכל מחשב את קבצי הלוגו והנתונים כפי שהוסבר לעיל. ביטול התקנת עסקית ברשת: העתיקו את קובץ הנתונים למחשב המקומי ועדכנו את נתיב קובץ הנתונים במסך 'עדכון והוספת עסקים'. לוגו לכל עסק ניתן לקבוע את קבצי הלוגו הייחודיים לו. רצוי למקמם במחשב במקומי. הפורמט המתאים לקבציי הלוגו.PNG,BMP,JPG מהירות העבודה ברשת בעמדות השונות תלויה באיכות החומרה (מהירות הרשת) ובמספר המתחברים במקביל. 56

57 מלכ"ר / עמותה/ עוסק פטור עסקית מאפשרת לנהל עמותה או מלכ"ר. מטבע פעילותה עמותה אינה גובה מע"מ ואינה מפיקה חשבוניות. עמותה יכולה להפיק 2 סוגי קבלות 1. קבלה על תרומה 2. קבלה (לכל תקבול שאינו תרומה) בפרטי העסק (ציור בעמוד 47) ניתן לקבוע שסוג העסק הינו עמותה/מלכ"ר. פעולות שיש לבצע: שנה את סוג העסק במסך פרטי עסק לעמותה/מלכ"ר. שיעור המע"מ ושיעור מקדמות המס ישונו ל 0 (אפס) במסך אחוז מע"מ ומקדמות. השינויים בהשוואה לכל סוג עסק אחר הינם כדלקמן: מהמסך הראשי לא ניתן יהיה להפיק חשבוניות וחשבוניות קבלה. ממסך הדוחות לא ניתן יהיה להפיק רשימת חשבוניות דוח מע"מ ודוח מקדמות מס. ההכנסות בדוח רווח והפסד יהיו סיכום הקבלות בניגוד לעסק רגיל שבו ההכנסות הן סיכום החשבוניות. דוח ריכוז הכנסות ודוח הכנסות לפי חודשים יתבסס על הקבלות. דוח חייבים יציג נתונים של קבלות כנגד חשבוניות עסקה סעיפי ההכנסה יוצגו בקבלה. בחשבונית עסקה ניתן להסתיר את שורת המע"מ דרך מסך- "מעמ מקדמות ומטח" מסך הפתיחה לעמותה מסך הפתיחה לעוסק פטור 57